Un viaje con retorno

Por: Fernando Cuesta, Director general de Amadeus España.

Medir el retorno de la inversión en viajes no es tarea fácil. Sin embargo, cinco aspectos muy concretos ayudan al Travel Manager a responder a los intereses, a menudo diversos, de Finanzas, Recursos Humanos y los propios viajeros.

“No se puede mejorar lo que no se mide”. Esta frase de Peter Drucker, ya un clásico en la literatura de negocios, sigue estando vigente en cada área de actuación de las empresas.

La gestión de viajes corporativos no es una excepción. Sobre todo si tenemos en cuenta que la partida destinada a business travel es el segundo gasto indirecto más grande para las corporaciones, y uno de los más complejos cuando se trata de cuantificar el retorno de la inversión.

Una de las dificultades a la hora de medir el éxito de los viajes corporativos está en las diferentes prioridades de distintas áreas de la empresa. Para un CEO el crecimiento del negocio suele ser la clave, pero el CFO se centrará seguramente en el control de gasto, mientras que Recursos Humanos pondrá el foco en la motivación de los empleados y el Duty of care. El Travel Manager navega entre todas estas exigencias, a veces sin saber que, en muchos casos, una mejor comprensión de cinco aspectos básicos puede ayudarle a cumplir con objetivos opuestos a simple vista. El estudio Managing Every Mile, realizado por Amadeus en colaboración con la London School of Economics, hace un repaso de estas cinco claves:

1. Política, política y política

Lo verdaderamente esencial para controlar de manera eficiente los gastos es disponer de una política de viajes con instrucciones precisas sobre los proveedores permitidos y prioritarios. Cumplir con la política en el 80% de los desplazamientos permite lograr ahorros del 23% por viajero. No obstante, a pesar de lo contundente del dato, el 95% de los ejecutivos entrevistados para el estudio Managing Every Mile asegura poder realizar reservas fuera de la política de viajes con excesiva facilidad.

“Disponer de procedimientos de reserva online, móvil, con flujos de aprobación ágiles y dinámicos es fundamental para mantener a raya lo imprevisible.”

2. Un control del gasto inteligente exige procedimientos y herramientas inteligentes

En general los gastos de viaje están mucho más sujetos a imprevistos que cualquier otro. Por eso mismo, disponer de procedimientos de reserva online, móvil, con flujos de aprobación ágiles y dinámicos es fundamental para mantener a raya lo imprevisible. La tecnología juega aquí un papel crucial: el 94% de los ejecutivos consultados sitúa la reserva de viajes vía móvil como su gran prioridad tecnológica vinculada a los viajes.

3. El viajero es el verdadero centro del viaje

El Duty of care, esa atención exquisita que todo viajero merece cuando está fuera de casa y de su centro de trabajo, ha entrado hace relativamente poco en el ránking de prioridades de las empresas. Y lo ha hecho con fuerza, en especial en un contexto en el que los continuos cambios y las posibles incidencias exigen disponer de sistemas de seguimiento de viajeros mucho más sofisticados y eficientes.

“Cumplir con la política de viajes en el 80% de los casos procura ahorros del 23% por viajero.”

4. Declare la guerra a los procesos manuales

Resulta paradójico que, en un mundo digital, aún ciertas empresas gestionen algunas tareas como lo hacían nuestros abuelos. El ejemplo más notable es el reporte de gastos: un proceso lento y manual que frustra por igual a viajeros y personal de contabilidad. También a los máximos responsables financieros: el 80% de los CFO reconocen que los procesos manuales les impiden disponen de datos suficientes para tomar decisiones estratégicas sobre la gestión de los gastos.

5. El Travel Manager no está solo

La gestión de travel and expenses no es un proceso unívoco ni es responsabilidad exclusiva de un solo departamento. Lograr el máximo retorno de la inversión exige el esfuerzo de distintos departamentos, y es necesario que se unan para establecer objetivos, buscar las mejores soluciones tecnológicas y ajustar continuamente los procesos.

Al fin y al cabo, cuando la gestión de los viajes y los gastos se diseña pensando verdaderamente en el viajero, la satisfacción general de los empleados se incrementa, y con ella el cumplimiento de la política de viajes y, por ende, ese retorno de la inversión que tan a menudo nos quita el sueño.