Que és un Travel Manager

Que és un Travel Manager

Que és un Travel Manager

Con el afán de la IBTA por poner a disposición del público información útil para profesionalizar la gestión de los viajes corporativos, esta realiza estudios, barómetros y análisis del sector. En enero de 2016 realizó una encuesta para averiguar cómo es el Travel Manager español y puesto que en el 2012 ya se realizó el mismo estudio a permitido medir su evolución en los últimos tres años.

EL PERFIL GENERAL DEL TRAVEL MANAGER ES FEMENINO, TRABAJA EN ÁMBITO INTERNACIONAL Y CUENTA CON MÁS DE 10 AÑOS DE ANTIGÜEDAD

Mujer, licenciada, con estudios de posgrado y nivel de decisión alto, además de responsabilidades en MICE, difícil de encasillar en una categoría profesional específica y gratamente satisfecha de su trabajo. Este sería el retrato robot del Travel Manager español.

PERFIL GENERAL DEL TRAVEL MANAGER

El perfil del Travel Manager es claramente femenino, con un 79% de mujeres frente a un 21% de hombres, datos muy parecidos a la encuesta realizada en el 2012 con porcentajes del 80% y el 20% respectivamente. Resultados también análogos en ambos estudios son los que revelan el tipo de empresa en la que trabaja el encuestado, con un promedio del 80% en ámbito internacional y más de 10 años de antigüedad en el puesto. Sobrada experiencia, conocimiento y rodaje en la gestión de viajes. Lo que demuestra que los gestores de viaje españoles son competentes en sus funciones con una experiencia más que probada.

formación del travel manager

FORMACIÓN DEL TRAVEL MANAGER

El dato obtenido sobre la formación académica de los Travel Managers es muy relevante. Si la suma de los perfiles de licenciatura, posgrado y máster sigue similar al de años atrás, con un 70% aproximado, cabe destacar el aumento de la formación específica. Ha habido un aumento del 10% pasando de un 33% del 2012 al 43% actual de aquellos Travel Managers que sí se han formado específicamente para la gestión de viajes de negocio. Asimismo, los que respondieron afirmativamente, más del 70%, detalló haber acudido a los cursos del Business Travel Diploma que organiza la IBTA anualmente y que en la actualidad sigue siendo el curso de referencia para el mercado español. 

 

PERFIL PROFESIONAL DEL TRAVEL MANAGER

La categoría profesional que tiene el Travel Manager actual dentro de las compañías es diversa; los resultados son muy variados.

EL perfil en mandos intermedios (31,2%)  es donde saca la graduación más alta, y progresivamente las opciones escogidas son en puestos técnicos (28,75%), en áreas de secretaría (23,7%), cualificado (9%) y un 7,5% en cargos directivos.

PERFIL PROFESIONAL DEL TRAVEL MANAGER

En la mayoría de casos, no existe como tal un departamento propio, por lo que aparecen distribuidos en una disparidad de áreas. En primer lugar, aparecen situados en el departamento de Servicios Generales (31%), en segundo puesto el Departamento de Compras (23%), y en tercer lugar, con un 22%, estarían en Dirección.

El resto de departamentos presentan porcentajes poco significativos y sumarían el 22% de porcentaje restante: Finanzas (8,7%), Administración (5%), Recursos Humanos RR.HH. (5%), Producción (1%), Comercial (1%) y Logística (1%).

AUTONOMÍA DEL TRAVEL MANAGER

En cuanto al nivel de autonomía que dispone en la toma de decisiones encontramos que un 57% tiene un nivel muy alto, un 40% medio y solo un 3% considera tener un poder de decisión bajo. Por lo que en comparación con el estudio anterior, el gestor de viajes español sigue teniendo un nivel de decisión alto (sumaba un 96,8% el nivel de decisión alto y medio en el estudio del 2012).

TRAVEL MANAGER: AREAS DENTRO DE LA EMPRESA¿Supervisa empleados el Travel Manager?

El estudio nos revela que el Travel Manager sigue trabajando con el mismo número de personas que hace tres años con un 35% para grupos de más de ocho personas (un 32% en 2012), un 30% con grupos de una a tres personas (26% en 2012), un 27% con ninguna otra persona (32% en 2012) y por último un 8% responde que supervisan a grupos de cuatro a siete personas (un 12% en 2012).

Puesto que la disparidad de departamentos en los que se distribuye en trabajo del responsable de viajes es evidente, ante la pregunta

¿Compagina funciones ?

La gran mayoría un 83,57% responde que sí las compagina; de modo similar al estudio de 2012 en el que el 79% de los Travel Managers no ejercían sus funciones con dedicación exclusiva y las compaginaba con responsabilidades propias de su departamento.

NACIONALES O INTERNACIONALES

En el 2012 casi la mitad de los Travel Managers (47%) tenían responsabilidades internacionales, especialmente en el ámbito europeo (60%). En el estudio reciente desciende cuatro puntos la responsabilidad internacional con un 43%. La asignatura pendiente y oportunidad de crecimiento para un futuro próximo era América Latina, ya que solamente el 3% tenía responsabilidades en estos mercados. Transcurridos tres años ya se ve un ligero aumento del 6% (un 9% responden actualmente en tener responsabilidades en Latinoamérica) en gestionar países latinoamericanos.

LA GESTIÓN DEL MICE (REUNIONES Y EVENTOS)

Un 72% de los Travel Managers participaN en la gestión del MICE de su compañía. Un 35% asegura gestionar directamente el MICE y el 28%, hacerlo en coordinación con otros departamentos. Datos casi idénticos a los del estudio pasado, por lo que la responsabilidad en MICE por parte del Travel Manager prosigue.

AUTO-RESERVA, AGENCIAS Y OTROS PROVEEDORES

En cuanto a tecnología de gestión de viajes, el 49% NO utiliza sistemas de auto-reserva, cinco punto más que hace tres años (44,8%).

La agencia de viajes tiene un peso importante ya que un porcentaje muy alto 76% trabajan con una única agencia.

El estudio también observa que el 63% de las empresas consultadas incorporan el servicio de agencia in-plant.

Un porcentaje también muy alto, un 87% realiza negociar directamente con proveedores clave.

LA POLÍTICA DE LOS VIAJES

Este nuevo estudio demuestra un ligero aumento (de un 3% aprox.) de la elaboración propia de las Políticas de Viaje con un 92% con respecto al anterior (un 85%). Y si antes el 96% consideraba que se respetaba estas Políticas de Viaje Internas, hoy solo lo hace el 81%.

MEDICIÓN E INDICADORES

TRAVEL MANAGER MEDICIONES Y KPI

Un tema importante a tener en cuenta en ambos estudios es la medición de los viajes a posteriori. El porcentaje de aquellas empresas que lleva a cabo esta medición es alto, un 72%.

Indicadores más utilizados para medir los viajes

Los más utilizados siguen siendo:

  1. La satisfacción del viajero de negocios con un 90%.
  2. La desviación de costes con un 86%.
  3. Los KPI. La asignatura pendiente con un 45%

ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL TRAVEL MANAGER

ACTIVIDADES PRINCIPALES DE UN TRAVEL MANAGERDestacan dos actividades principales:

  1. La concentración de proveedores preferentes con un 87%.
  2. 87 % para la antelación en las reservas y precios restrictivos.
  3. 77% para los procesos de Workflow interno y externo empresa-agencia

Los Travel Managers se orientan positivamente en la utilización de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación ya que el 81% afirma promover su uso como método para reducir los gastos de viaje, en especial:

  1. Las videoconferencias con un 93%,
  2. Chats con un 82%

Relacionado con si la empresa contaba con un Sistema de Facturación Electrónica, el 73% respondió afirmativamente, el 45% basado en la recepción de Facturas vía internet (PDF) y el 28% con implantación de sistemas integrados de Facturación Electrónica (ERP) como tal.

PRIORIDADES EN LA GESTIÓN DE VIAJES

En cuanto a la valoración de las prioridades actuales de los Travel Managers los resultados fueron:

  1. En primer lugar el ahorro en transportes aéreos y terrestres,
  2. En segundo lugar, preservar el cumplimiento de la política de viajes,
  3. Y en tercer lugar estaría reñido entre la mejora de la satisfacción y experiencia del viajero, satisfacer las necesidades de protección y seguridad más el ahorro en transportes aéreos y terrestres.

ÍNDICE GENERAL DE SATISFACCIÓN LABORAL

Ante la satisfacción profesional de los Travel Managers españoles es grato saber que a la mayoría (93%) le satisface su trabajo . La mayoría de ellos se ven como mezcla de asesor de viajes para sus clientes internos y también como un procesador de elecciones de viaje y reservas en un 55,70%, frente a un 36,71% que se ve exclusivamente como un asesor valioso o un 7,59% que se ve como un procesador.

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Fuente: Estudio «Radiografía del Travel Manager Español» publicado por la IBTA.