Margarita Algaba, finalista premio Travel Manager 2016

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Margarita Algaba, Jefe del Departamento de Atención al Delegado en ROVI Laboratorios Farmacéuticos.

¿Qué proyectos concretos has alcanzado durante tu trabajo en la compañía?

Posicionar el departamento de atención al delegado como departamento de compras de servicios con capacidad de decisión sobre políticas de viaje, sistemas de reservas, gestión de viajes y eventos en general.

Emitir políticas de gestión del viaje corporativo aceptadas por la compañía y conseguir un alto cumplimiento por parte de los usuarios.

Implementar sistemas de gestión de peticiones y auto-reserva modernos y eficientes, y conseguir un ratio elevado de adopción.

Desarrollar un sistema de KPI’s que permite medir, corregir y demostrar la eficiencia de la gestión.

Desarrollar un sistema de contabilización del gasto que permite a los departamentos solicitantes hacer seguimiento de la evolución del gasto y medir ahorros.

Conseguir que, a pesar de todos estos cambios y normativas, nuestros usuarios demuestren un alto grado de satisfacción con nuestro servicio en las encuestas periódicas que realizamos.

¿Qué proyectos de futuro tienes pendientes de cara al año que viene?

Propondremos integrar sistemas de gestión de servicios para eventos (nuestro CRM con los sistemas de reservas de las agencias) y redactar una política de eventos y RFP. A la vez que implementar nuevos servicios de movilidad: taxis, parkings, peajes, que reducen el número de tickets gestionados directamente por el viajero en nota de gastos.

¿Qué carencias detectas en el sector de la gestión de viajes español?

El viaje corporativo se sigue considerando un commodity y no un gasto estratégico. También existe una falta de homogeneidad en la responsabilidad de la gestión del viaje (recursos humanos, compras, departamentos comerciales). No es una función asignada de forma estándar a determinada área o departamento. Esto supone que se gestione con criterios variables en función de los objetivos del área. Por último, una falta de sensibilización en cuestiones de seguridad en destino.

¿Qué se podría hacer para mejorar esas carencias?

Profesionalizar la función del Travel Manager. Organizaciones como IBTA son muy importantes para darle relevancia y visibilidad a nuestra función.

¿Hacia dónde van las tendencias del Business Travel? Incorporar las nuevas tecnologías a la gestión del viaje en movilidad – ¿para cuándo podremos reservar desde el móvil?- y poder pagar desde el teléfono.

El hecho de pertenecer al sector de Farmaindustria y cumplir una serie de requisitos, ¿dificulta la toma de decisiones en tu trabajo?

En realidad facilita mucho la toma de decisiones, porque establece un estándar de nivel de servicio para nuestros clientes y facilita que los usuarios internos también se adapten. Obviamente requiere establecer sistemas de gestión y reservas que permitan garantizar el cumplimiento, realizar auditorías etc. Nuestros sistemas nos permiten realizar un control detallado sin ralentizar la gestión. También es importante que tanto los gestores en Rovi, como las agencias, tengan un grado de importante de especialización. Nosotros realizamos cursos periódicos de formación al personal de nuestras agencias de viaje.

ROVI Laboratorios Farmacéuticos

NÚMERO DE EMPLEADOS (EN ESPAÑA): 1.100
PERNOCTACIONES GESTIONADAS AL AÑO: 5.000
VUELOS GESTIONADOS AL AÑO: 3.000
VIAJES EN TREN GESTIONADOS AL AÑO: 2.000
CONTRATACIONES DE COCHES DE ALQUILER: 1.000

 

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