La visión del Director de compras vs. director financiero sobre la gestión de viajes

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LA VISIÓN DEL DR. DE COMPRAS VS. EL DR. FINANCIERO SOBRE LA GESTIÓN DE VIAJES

‘La visión del director de compras versus el director financiero sobre la gestión de viajes’ fue el motivo del tercer debate durante la celebración del Congreso Nacional de Business Travel 2014

La presidieron, como moderador, Emmanuel Gaury, consultor de JK Associates Consulting, y como ponentes: Emilio Reina, Corporate Director of Expense Management de Prosegur, Luis Javier Pinto, director financiero de Decopharma, Margarita Algaba, jefa de departamento de atención al delegado de laboratorios Rovi y David Galindo, director de medios, compras y Travel Manager en Grupo Konecta.

Todos los ponentes coincidieron en que es necesario viajar. Según Luis Javier de Decopharma, “si no se viaja, pierdes oportunidades de negocio”. El viaje en cualquier empresa es fundamental, al igual que el trato directo con el cliente o con otros empleados. El viaje aunque sea contemplado como un gasto en una cuenta de resultados, es una inversión a largo plazo.

Margarita Algaba expone que las estrategias de cada departamento para gestionar el gasto en viajes son diferentes: “mientras el controlador financiero frecuentemente se limita a asignar (o recortar) presupuestos, y por tanto inversión, el gestor de viajes-compras dispone de herramientas para ahorrar sin necesidad de recortar el número de viajes: revisión de la políticas de viaje, del nivel de servicio prestado a los usuarios, negociaciones con proveedores, etc”.

No viajar por motivos de recorte es un tema peligroso a plantear, según David Galindo, “el viaje siempre va a generar beneficios. El trato de persona a persona es indispensable. Detrás de un viaje siempre hay un cliente a satisfacer sus necesidades”.

Este tipo de decisiones vienen en muchos casos determinadas por la propia inercia de la situación actual, y según Emilio Reina, se trata entonces de “Priorizar las mejores áreas de negocio, no cortar directamente”.

El efecto positivo de los viajes existe y está recogido en estudios. No solo se viaja por motivos comerciales, sino también para la mejora de la relación interna de la empresa. Se intentan reducir los gastos de viaje acomodándolo a políticas más estrictas de restricción pero entendiendo que el viaje es necesario, más efectivo y productivo.

Una vez queda claro que el viaje es necesario se plantean las peculiaridades a la hora de medir el ROI en inversión de viaje realizado. David Galindo afirma “Analizar su retorno (del viaje) en términos de centro de coste o balance de la cuenta/ compañía, o cualquier unidad de medición valiosa para cada empresa, es obligado y cada vez más necesario”.

Pero como nos comenta Emmanuel hay que tener en cuenta que “Un viaje puede responder a varias tipologías (interno, nuevos clientes, mantenimiento de los clientes actuales…) por lo que la medición del retorno no puede hacerse de forma individualizada por viaje. Si medimos el retorno por Departamentos y/o por tipología de viaje conseguiremos una medición más útil que nos permita su seguimiento en el tiempo y análisis”.

Podemos afirmar entonces, que la medición del ROI no es sencilla, tiene muchas vertientes, maneras de medir y valorar el retorno de esa inversión.

Margarita Algaba está de acuerdo en que es importante valorar el retorno de la inversión en viajes a largo plazo, pero puntualiza “No es frecuente que el departamento de compras o el Travel Manager maneje este tipo de información estratégica, por lo que en mi opinión el ROI del viaje debe medirse, y sin duda es importante hacerlo, desde los departamentos de desarrollo de negocio”.

La correcta gestión de viajes en la empresa debe cumplir con los objetivos económicos de la misma y por ello obliga a un entente final entre ambas partes.

Según Emmanuel, “El debate ha mostrado que los viajes ejecutivos se deben integrar en un plan de reflexión mutua entre las diferentes direcciones (en nuestro caso Compras y Finanzas). Esta sinergia toma lugar en la creación de una clasificación de los viajes y de sus razones, el establecimiento común de presupuestos, de unos indicadores clave del éxito y de una revisión regular de los objetivos (de las dos partes)”.

Como conclusión unánime de los ponentes y resumida por Luis Javier Pinto, “el departamento de compras no debe actuar independientemente del financiero. Es necesario que exista una coordinación entre ambos departamentos de forma que cada uno aporte su visión permitiendo lograr el objetivo común que es la optimización del gasto en viajes maximizando su retorno”.

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