Información es poder

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Gemma García
Key Account Manager de BMC Travel

 

 

Debido a la gran cantidad de información y a la complejidad que supone cada partida de viaje, disponer de un sistema de reporting Business Intelligence se convierte en un aliado perfecto para definir mejor las políticas de viaje y conseguir así un mayor ahorro.

¿Cuál es nuestro gasto en viajes?, ¿con qué compañías aéreas volamos más?, ¿cuántas pernoctaciones
anuales hacemos en cada ciudad?, ¿con qué antelación reservamos los viajes?, ¿devolvemos siempre los coches de alquiler con el depósito lleno?, ¿compramos siempre la opción más barata disponible que nos ofrecen?, ¿cuánto gastamos en el cambio de reservas?, ¿cómo evoluciona nuestro precio medio por tipo
de servicio?.

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Estas e infinidad de preguntas más se hacen a diario la gran mayoría de empresas, no obstante, no siempre cuentan con todas las respuestas. La partida de viajes además de ser muy compleja incluye, no solo la compra de billetes de avión, tren, reservas de hotel y coche, sino también todos los gastos de un viaje “door to door”, es decir, el coste del parking del aeropuerto, del taxi en destino, del restaurante, de los extras en el hotel, entre muchos otros. Tanto es así que tener visibilidad de lo que realmente cuesta un viaje en concreto y en global, y sobre todo, cuánto y cómo gastamos en viajes, nos ayuda a definir políticas de viaje más adecuadas, a hacer seguimiento de dichas políticas, a negociar mejor con proveedores, a imputar los gastos internamente al centro de coste correcto, y con todo ello, a poder tomar decisiones y a hacer previsiones más ajustadas. Adicionalmente, disponer de esta información contribuye a que se puedan conseguir ahorros importantes, viajando más, pero con un coste más bajo, pudiendo invertir la diferencia en beneficios para el viajero.

La partida de viajes además de ser muy compleja, incluye también todos los gastos de un viaje “door to door”.

Toda esta maraña de datos, no solo tiene que ser obtenida, si no también tratada y analizada en cuadros de mando hechos a medida dependiendo del perfil de cada destinatario.

La información que necesita un Travel Manager debe ser global, y le tiene que ayudar a decidir si hay que cambiar algún parámetro de la política de viajes o a concentrar el gasto en algunos proveedores para obtener mejores tarifas, por ejemplo. En cambio, el director de un departamento, debe contar con un cuadro de mandos muy ejecutivo y visual que le informe de cuál es su gasto respecto al presupuesto, o si su equipo está incumpliendo o no las políticas de viaje que marca la compañía. Cada empresa tiene una estructura diferente, con unas necesidades y métricas diferentes, por lo que se precisa un reporting configurado ad hoc, que sea flexible, a fin de que se pueda ir adaptando al entorno cambiante en el que trabajamos.

Las herramientas de Business Intelligence permiten disponer de toda la información de forma personalizada, dinámica, online y actualizada.

Las herramientas de Business Intelligence permiten disponer de toda la información de forma personalizada, dinámica, online y actualizada. Contar con un sistema de reporting BI es imprescindible para cualquier tipo de empresa. El incremento exponencial del volumen de datos con los que trabajamos, hace necesario el uso de este tipo de herramientas para categorizarlos, analizarlos, combinarlos y convertirlos en información útil.

Los activos de las empresas son su capital humano y los datos que generan, y la utilización de estos activos debe maximizarse para alcanzar el éxito. Puesto que, como dice el dicho “la información es poder”.

 

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