“Hemos desarrollado una OBT propia, que elimina el reporte del gasto de viaje al profesional”

Entrevista Cristina Corral, Travel Manager de PwC España.

PwC es conocida por ofrecer servicios en auditoría, asesoramiento fiscal y legal y consultoría. Cristina entró en la compañía hace 18 años en el área de eventos y reuniones internas, con un amplio background profesional en agencias de viajes y del sector del turismo en general. Lo suyo eran los viajes y desde 2006, gestionaba la cuenta corporativa de viajes de la Firma como Travel Manager.

Según la clasificación que elabora anualmente la consultora Brand Finance, PwC es la marca más potente en el sector de los servicios profesionales y la octava a nivel mundial. ¿Cómo se trabaja en una empresa con este listón tan alto?

Somos un colectivo exigente y muy habituado a viajar, cada línea de negocio tiene unas necesidades y prioridades completamente diferentes la una de la otra y para ello es necesario entender muy bien la naturaleza de su negociado y los requerimientos de nuestros clientes.

Sin embargo, esta exigencia te mantiene alerta hacía cualquier novedad o mejora en el mercado que revierta en una forma de viajar más práctica y ágil para el viajero de negocios.

Por suerte, a nivel interno, tenemos disponibles todas las herramientas y el capital humano necesario para afrontar cualquier proyecto, algo que hace que el camino sea mucho más sencillo.

“EXISTE EL MODO DE MEDIR EL ROI EN EL VIAJE SIEMPRE QUE PUEDAS CONTROLAR EL VIAJE CON UNA OBT EN UNA HORQUILLA DE 360 GRADOS”

Dentro de la estructura de la empresa, ¿cómo se desarrolla tu trabajo y qué áreas delimita?

El área de Business Travel, está englobada dentro del departamento de Facility Management. Aparte de mis funciones como Travel Manager, superviso también las áreas de hospitality, tarjeta de empresa corporativa y medio ambiente.

Explícanos si parte de tu responsabilidad engloba tareas MICE.

“SI EL VIAJE ES COMPLETAMENTE NECESARIO, LAS PREFERENCIAS DEL VIAJERO SUELEN SER MEJORAR LA CLASE ÁREA EN EL LARGO RADIO, Y LA CERCANÍA DEL HOTEL AL CLIENTE”

En nuestro caso, son tareas y departamentos independientes, pero muy relacionados, donde interactuamos conjuntamente en muchos casos.

Tanto MICE como Corporate, aunamos sinergias, complementamos nuestras áreas de conocimiento del sector.

¿Qué tipo de procedimiento sigue un viaje en PwC desde que se plantea hasta que se realiza?

Cualquier viaje de empresa se inicia con una autorización previa del gasto.

Hemos desarrollado una OBT (TRAVEL & Expense MANAGEMENT) propia, que permite valorar previamente el coste del viaje. Una vez revisado y validado por el responsable del proyecto se habilita el acceso a la herramienta de auto-reserva y se permite gestionar la reserva en base a las políticas de viajes de la firma.

Los costes del viaje se cargan automáticamente al proyecto, de modo que el viajero no tiene que reportar ninguna nota de gasto en este sentido.

¿Qué es lo que te gusta más de tu trabajo?

El conseguir objetivos en situaciones complicadas, donde hay que tener claras cuáles son las necesidades del negocio. El análisis rápido dichas necesidades, la toma de decisiones en muy corto plazo de tiempo, teniendo siempre en cuenta el precio, el producto, objetivo y la seguridad. El trato con el cliente interno y el saber distinguir y entender la naturaleza de su negocio.

El trato y la gestión con todo tiempo de proveedores de servicios. Tuve la suerte de trabajar al inicio de mi carrera en tour operación, lo cual me permite ahora tener una visión desde los dos lados de la mesa, que es muy útil a la hora de gestionar el Business Travel.

¿Existe algún modo de medir el ROI verdadero de la inversión en viajes de negocios en vuestra empresa?

Sí, siempre que puedas controlar el viaje con una OBT en una horquilla de 360 grados.

Los proyectos deben ir asociados a un presupuesto y, a través de ella, sabes detalladamente el gasto que ha habido en viajes en ese proyecto, dicho presupuesto se minora con cada reserva, y de este modo, es posible medir el ROI para ese determinado proyecto, restando lo gastado en viajes en ese proyecto del total de la rentabilidad del mismo.

¿Cuál es la tipología del viaje más común que gestionas?

En su mayor parte viaje corporativo y formaciones internas. Disponemos de la Universidad PwC, donde gran parte de nuestros profesionales siguen formándose a lo largo de su trayectoria profesional en la firma.

¿Qué política de seguridad se implanta en los viajes de la empresa? ¿cuentan con alguna empresa de risk management internacional?

Tanto la naturaleza de nuestro negocio, como las necesidades de nuestros clientes, nos hacen tener que estar en cualquier lugar del mundo.

Para nosotros, la seguridad de nuestros empleados es primordial y los canales de reserva están parametrizados para ser cubiertos con los seguros corporativos y con el sistema de risk management global de International SOS.

El Duty of Care de una empresa hacia sus empleados es vital, sobre todo con los últimos acontecimientos y situaciones acaecidas.

 

PWC
Nº DE TRABAJADORES: 220.000 empleados a nivel mundial y 4.500 en España
PAÍSES EN LOS QUE PWC ESTÁ PRESENTE: 157 países
SECTOR: Servicios Profesionales
NÚMERO DE EMPLEADOS DE PWC QUE DEPENDEN DE TI PARA SUS VIAJES: 4.500

 

“EL DUTY OF CARE DE UNA EMPRESA HACIA SUS EMPLEADOS ES VITAL, SOBRE TODO CON LOS ÚLTIMOS ACONTECIMIENTOS Y SITUACIONES ACAECIDAS”

Si tuvieras que escoger solo tres prioridades de vuestra política de viajes, ¿cuáles serían?

Seguridad, control y ahorro.

¿Negociáis directamente con proveedores clave?

Negociamos con todos los proveedores de servicios de viajes de empresa junto con el área de compras.

Es necesario conocer la tipología del proveedor de servicios y su horquilla de negociación, así como saber hasta dónde se puede llegar en base a la situación del mercado.

¿De qué manera aplicáis la tecnología en la gestión de viajes?

Desde el año 2008 disponemos de SBT, fuimos de las primeras empresas en implantarla, con un nivel medio de adopción de un 80%. Personalmente, veo poco viable otro tipo de sistema de reserva, dada la complejidad de los sistemas de revenue actuales, rapidez con la que se mueve el mercado y la adaptabilidad de estas a la políticas de gastos de la empresa.

Posteriormente, hemos incorporado una OBT propia con la que hemos conseguido integrar y liquidar el gasto del viaje dentro de los proyectos y de este modo eliminar el reporte del gasto de viaje al profesional.

¿Qué sería lo que preferirían tus viajeros si pudieran modificar la política de viajes?

El profesional lo que quiere es viajar menos, dado el sacrificio personal que esto implica, por eso hemos fomentado mucho el uso de sistemas de telepresencia como webex y videoconferencias, donde en muchos casos en posible evitar el desplazamiento. Si el viaje es completamente necesario, las preferencias del viajero suelen ser mejorar la clase área en el largo radio, y la cercanía del hotel al cliente.

En base a su experiencia, ¿cuál es la norma que hay que tener siempre presente para sentirse un buen Travel Manager?

Conocer las necesidades de tu empresa, de sus viajeros, saber empatizar pero a la vez ser rígido en el cumplimiento de las políticas.

Mantener una actitud curiosa, buscar servicios, aplicaciones y desarrollos que mejoren el funcionamiento de los sistemas actuales.

Alcanzar un punto medio entre ahorro de costes, control, seguridad e innovación.