“El departamento de Viajes y Eventos depende del área de Comunicación y Relaciones Institucionales por las sinergias que se generan”

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Entrevista: Ana García Rodero, Responsable del Departamento de Viajes y Eventos de Covirán.

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Ana García recuerda a la perfección el día que, saliendo de la facultad, empezaba a hacer unas prácticas en Covirán, donde desde entonces, sigue en el Departamento de Viajes. Covirán es una Cooperativa de detallistas dedicada a la distribución con una larga trayectoria. Una empresa de origen granadino que comenzó su actividad en 1961 y que se ha convertido hoy en un referente de su sector en la Península Ibérica, con más de 3.250 supermercados.

En breves líneas, explícanos cómo se desarrolla y a qué departamento pertenece la gestión de viajes de Covirán.

Hay un departamento exclusivo para la gestión de Viajes y Eventos de la empresa que depende del área de Comunicación y Relaciones Institucionales. Esta dependencia orgánica responde fundamentalmente a la importancia de la gestión de las reuniones y eventos de la Compañía y las sinergias que se generan entre departamentos como el de Comunicación, Relaciones Institucionales, RSC o Diseño e Imagen.

¿Cómo una empresa de origen granadino que comenzó su actividad en 1961, se ha ido adaptando a la gestión de viajes actual?

La gestión de viajes, en sus inicios, se realizaba desde la Secretaría de Dirección dado que había un menor volumen de viajes.

“El establecimiento hotelero de 4* es el más utilizado, aunque en ocasiones, teniendo en cuenta el tipo de estancia y la duración de la misma, contemplamos los de 3*.”

Se hacía de forma manual, telefónica y en la mayoría de los casos, directamente con los proveedores. El crecimiento de la empresa y su expansión nacional e internacional, propició en su momento un mayor volumen de viajes, lo que obligó a la compañía a apostar por la profesionalización en la gestión de este área siempre con objeto de optimizar recursos y conseguir las mejores condiciones económicas. Surge así el departamento de Viajes y Eventos, desde el que se fija la política de viajes de la compañía y se lleva a cabo la negociación con determinadas agencias de viajes y otros proveedores de servicios para optimizar la cuenta de viajes, tanto en viajes de empresa, como en el vacacional para un colectivo que supera las 15.000 personas.

“Todos los miembros de Covirán, socios y empleados, pueden gestionar a través del departamento de viajes sus vacaciones con tarifas especiales.”

¿Qué peculiaridades tiene vuestro de Departamento de Viajes con respecto al de otras empresas?

Destacaría que por la tipología de empresa, una Cooperativa compuesta por más de 2.800 socios y un colectivo que supera las 15.000 personas, detectamos que había una oportunidad para ofrecer un servicio adicional en viajes vacacionales. Así, actualmente, todos los miembros de Covirán, socios y empleados, pueden gestionar a través del Departamento de viajes sus vacaciones con tarifas especiales y sobre todo, con una gestión personalizada y un trato de confianza que aporta valor.

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¿Hasta qué punto es importante conocer la satisfacción de tus viajeros?

Es fundamental para detectar áreas de mejora y poder adaptar nuestros servicios a las necesidades de las personas que viajan. Potenciamos el contacto directo con ellos y una relación basada en la confianza para lograr una mejora continua.

¿Qué tipo de procedimiento sigue un viaje en la empresa desde que se plantea hasta que se realiza?

Tenemos un procedimiento estandarizado que conoce y cumple cada empleado, especialmente los que viajan habitualmente. Este se inicia con una petición de servicio por correo electrónico, con una determinada antelación en función del servicio de que se trate con objeto de acceder a la mejor tarifa disponible en cada momento. Posteriormente, las peticiones se remiten a la agencia, que ofrece opciones que cumplen la política de viajes. El departamento realiza un filtro y remite al solicitante las opciones. Una vez confirmado por este el servicio, se remite la solicitud a la agencia y esta emite el billetaje. Se concluye el proceso con el envío de la documentación al viajero.

¿Cuál es la tipología del viaje más común que gestionas?

Desde el Departamento de Viajes se gestionan todos aquellos servicios que impliquen un trámite con la agencia. Son frecuentes las reservas hoteleras ya que nuestra fuerza de Ventas realiza pernoctaciones diarias por toda la Península Ibérica, por lo que los acuerdos con cadenas hoteleras en los principales destinos son imprescindibles. Suelen ser estancias cortas, aunque el desarrollo de la compañía y algunos de nuestros proyectos, hacen que determinados perfiles realicen estancias de larga duración. Asimismo son muy frecuentes las reservas de servicios relacionadas con las reuniones internas, incentivos y eventos de la compañía.

Qué te parece la contratación de los ancillaries, ¿facilita y personaliza el viaje pero os dificulta vuestra gestión?

Haría una valoración en un doble sentido. La positiva sería el valor añadido que pueden aportar algunos servicios. Por el contrario, la negativa es que en ocasiones supone un sobrecoste en tarifas de compañías que no son de bajo coste y que posiblemente deberían mantener sus servicios que aportan valor y diferenciación. A nivel administrativo, dificulta nuestra gestión interna, pues con frecuencia, el Travel Manager se ve obligado a reclamar facturas, cotejar, ver a quién corresponde el servicio e imputar estos a cada centro de coste, dilatándose los procesos.

En la cuenta total de viajes, ¿cuál es el rango de hoteles más común?

El establecimiento hotelero de 4☆ es el más utilizado, aunque en ocasiones, teniendo en cuenta el tipo de estancia y la duración de la misma, contemplamos los de 3☆. La oferta nacional es buena y estos establecimientos cumplen con los estándares de calidad y confort que buscamos para la persona que viaja, además de la competitividad en precio que siempre es importante. En nuestro caso, tenemos acuerdos negociados con las principales cadenas de España y Portugal, pero también establecemos acuerdos con hoteles independientes ubicados en núcleos de población más pequeños y cercanos a nuestras plataformas de distribución y supermercados.

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PAÍSES EN LOS QUE ESTÁ PRESENTE: España y Portugal

NÚMERO DE EMPLEADOS DEL GRUPO: 12.920 España 1.662 Portugal

NÚMERO DE SOCIOS: 2.943 España 327 Portugal

NÚMERO DE SUPERMERCADOS: 2.361 España 188 Portugal

PRINCIPALES SERVICIOS: Gestión viajes de empresa, Gestión viajes vacacionales, Organización eventos corporativos, Organización de incentivos, Gestión de reuniones internas, Gestión de formación interna.

¿Hasta qué punto es importante la seguridad en vuestros viajes?

Es fundamental. Cuando seleccionamos a nuestra agencia de viajes, es un factor que tenemos muy presente. La actual, nos ofrece un sistema de alertas que avisa sobre cualquier incidente que pueda afectar a la persona que está viajando y poner en riesgo su seguridad. Estamos puntualmente informados de huelgas, terremotos, atentados o cualquier otro suceso que debamos conocer y del que debamos informar.

¿Negocias directamente con proveedores clave?

El volumen principal de la cuenta de viajes se compone de servicios tramitados a través de la agencia. Esto nos ayuda a hacer un mejor control del gasto, tener reportes e informes unificados y una única fuente de información. A pesar de esto, establecemos determinados acuerdos de manera directa con algunos proveedores si conseguimos una importante ventaja económica.

Si tuvierais que escoger tres prioridades de vuestra política de viaje, ¿cuáles serían?

Mejorar la satisfacción del empleado; Ahorrar en los transportes aéreos y terrestres; Optimizar la política de viajes.

 

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