Del Briefing a la Implementación

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Briefing

Si las ideas están por encima de las estrategias cartesianas, las emociones están por encima de las ideas, y de las emociones sale la espontaneidad.

El día 10 de abril fue un día muy interesante en la vida de todos los que colaboramos con la revista TravelManager. Además de leernos entre nosotros cuando salimos en estas páginas, decidimos vernos y escucharnos presencialmente.

Quisimos saltar del papel a la experiencia física y tuvimos una charla con seis profesionales que más allá de sus tarjetas de visita y de sus roles, tienen ganas de hacer cosas y que en busca de la excelencia, hacen un viaje de largo recorrido para mejorar la profesión. Tuve el honor de ser la Tour Leader en este debate. Y nunca me fue tan fácil conducir a un equipo tan bien sintonizado.

Sacamos muchas y muy buenas conclusiones y llegamos a una principal: compartir más información y escuchar a todos los que participamos en la cadena de valor nos haría más brillantes en nuestros resultados y de paso más felices por el camino. Al final, la endogamia nos mata la creatividad y no digamos los densos procesos en que nos vemos inmersos, arrastrados por una burocracia obligatoria que intenta justificar nuestros trabajos, cuando lo más importante, que lleva a veces velos de intangible, es imposible medirlo. ¡Maldito ROI mal resuelto!

Esta revista que estáis leyendo en este momento, es un rara ‘avis’, porque es un nicho. Porque pocos proyectos salen en momentos de crisis, ven la luz y se convierten en sostenibles. Más allá de una revista es una “formación a distancia”, como dice su fundador Juli Burriel. Es una herramienta para que entremos en conexión todos los que hacemos la tribu MICE. Para que hablemos más y tendamos más puentes de cooperación.

Nos recibió un amable Jaime Tort-Martorell, de Kuoni, y nos ofreció sus oficinas de Avenida Diagonal para reunirnos donde nos sentamos en unos taburetes y sillas étnicas y coloridas. Allí llegaron por este orden Juli Burriel (Dtor. de TravelManager), Meritxell Gacimartín (Editora jefe de TravelManager), Lali Ramírez (Meliá Hotels International), Rosa Puértolas (Rhodium Goldcar), Ramzi Shuaibi (Leading Sense), Aroa Bajo (Grey PR), Jordi Porcel de Vueling, y Susana Laguna de Boeringher. Nacho Aguilar iba haciendo fotos y preguntándose en voz alta si este encuentro que se iba a publicar no merecía unas fotos en blanco y negro. Todo es comunicación. Todo transmite o no.

En un espectro tan diverso de perfiles empezamos a debatir sobre la creatividad en un sector valorado básicamente por su eficacia implementando y surgió el debate de que el primer responsable de que un evento salga bien es el dichoso documento de guidelines llamado Briefing.

La cadena es la siguiente: el cliente hace un Briefing. Se lo da a su Agencia de Eventos o Comunicación. La Agencia habla con un Tour Operador o Agencia minorista y ahí se para… ¿le llega la información a la línea área, al hotel, a los alquileres de coches?… Los últimos eslabones, solo en orden, y no por importancia, se quejan de que no les llega la información del cliente inicial. De ahí su fama de poca aportación de valor cuando de ellos depende sin duda la calidad total del proyecto.

La responsabilidad es de todos, pero el éxito o el fracaso sólo de uno; del organizador.

Conseguimos varios titulares para próximos artículos (TravelManager, ya ha oído cocina): Para que un evento sea memorable, es necesario personalizar, de ahí la importancia de tener toda la información posible todos los implicados.

Jordi nos mostró sus dudas en estar en los Briefings de los clientes, pero sí pidió más información para adaptar su know how a los grupos que transportan, anónimos casi siempre para ellos. Sugirió que una línea aérea no es un transfer aéreo, sino que puede ser una mala, buena o excelsa experiencia.

Rosa nos dijo que nadie tiene en cuenta el valor de que te pongan un coche a disposición cuando llegues a destino, y que si tienes un grupo importante que concentras en un autocar o minivan, el recuerdo es infinitamente mejor cuando te dejan un vehículo en tu tiempo libre.

Ramzi @RamziShuaibi, reivindicó la importancia de volver a poner de moda la confianza, que es la única enemiga de que no nos sentemos más a menudo juntos y hagamos proyectos más grandes entre todos. Y la importancia de sumar talentos.

Aroa nos recordó muy valientemente que no todos los clientes saben hacer un brief claro y que nosotros somos los responsables de decirlo y de gestionar la expectativa de un cliente.

Susana nos habló de hacer un único equipo aunque sea con diferentes partners y de seguir un objetivo común. También le recordó a Juli @JuliBurriel, la necesidad de que se apoye a las marcas, sean mejores anunciantes o no, porque todo es una cadena y necesitamos canales de información rica y valiente.

Jaime cerró su debate con la petición de que nos debemos comunicar más y mejor. Yo pedí leernos pero vernos con más frecuencia, y hacer los deberes, tener el compromiso de cumplir lo que reclamamos y Juli nos prometió nuevos encuentros y un modelo de Brief que os podréis descargar en este enlace para seguir avanzando y que estos encuentros nunca sean en vano. Ha sido un regalo tener más documentación, más información y la generosidad de compartir conocimiento.

Esperamos que en el próximo encuentro seamos más, y que nos pidáis temas que os inquietan para entre todos resolverlos. Porque al final somos un equipo. Como decía antes… el de los amantes de la Excelencia.

Montse Escobar
Directora de Comunicación y RRPP, GREY GROUP SPAIN
www.essentialpeople.blogspot.com
@escobargrey

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