Corporate Online: La configuración es factor clave

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Una vez hemos escuchado atentamente al cliente y hemos comprendido los requisitos del servicio que debemos cubrir, pasaremos al reto de la puesta en marcha del proyecto. La calidad de la información, una idónea estructura de los procesos internos, y una definición clara de los objetivos de la implementación de la herramienta online, son las sólidas bases que garantizarán el éxito del proyecto.

¿Por dónde comenzamos una vez tomada la decisión de implementar una herramienta de auto-reserva en viajes de empresa?

Recomendamos comenzar por un riguroso análisis de toda aquella información interna de la empresa, que será necesaria para garantizar una óptima configuración; incluyendo en este análisis la opción de cuestionárnoslo absolutamente todo, sin miedos ni prejuicios. Es necesario revisar cualquier dato que de alguna forma vaya a ser trasladado a la parametrización de la herramienta, como por ejemplo: estructuras, criterios, prioridades, política de viajes, medios de pago, definición de grupos de viajeros, gestores de viajes, jerarquía, niveles y dependencias, flujos, procesos.

Y recordemos, hay una regla de oro: “lo más simple es, al final, lo más efectivo y generalmente también lo más rentable”. Uno de los problemas con los que el Travel Manager puede encontrarse a la hora de abordar esta fase clave de análisis, es la falta de documentación sobre la realidad de los datos, usos y procesos en su empresa.

Es fundamental contar con bases de datos actualizadas, así como también tener en cuenta los formatos y compatibilidad de los ficheros que precisaremos para cargas automatizadas, evitando siempre cargas manuales, con un mayor riesgo de error.

Si no contamos con información de calidad y bien estructurada, tendremos entonces que localizarla, ordenarla y adaptarla, y la implementación se retrasará con respecto a los plazos inicialmente previstos. Cuando este análisis no se hace teniendo en cuenta todos los factores que influirán en las distintas fases del servicio pre-viaje, viaje y post-viaje, con una clara definición de las funcionalidades que esperamos cubrir, el resultado será directamente proporcional a un menor nivel de efectividad de la herramienta, con un bajo ratio de adopción. Otro factor fundamental al que no se le dedica en algunos casos la suficiente atención en los proyectos de implementación online, es también en relación con la información: el mantenimiento.

¿Qué sucede cuando un empleado-viajero causa baja, o cambia de departamento, o cambia de dependencia jerárquica con lo que sus derechos en cuanto a política de viajes son distintos, o cambia su medio de pago o imputación del gasto?

¿Quién es responsable de actualizar esta información en la herramienta? ¿Qué automatización podemos utilizar? ¿Con qué periodicidad?

¿Cómo se sincroniza esa información entre la herramienta, el back office y el resto de sistemas de los que depende la facturación y la conciliación? Esto debe estar acordado desde el inicio.

Después de tener una información de calidad, en los formatos apropiados, tendríamos que tener en cuenta cómo se interrelaciona la información, desde los diferentes sistemas, lo que significa hablar de “integraciones”.

Está claro, precisaremos que formen parte del proyecto desde el inicio, las adecuadas personas del área de tecnología de la empresa y de los proveedores implicados. En todo esto tendrá un peso decisivo el papel de coordinación de la agencia de viajes corporativos y el nivel de conocimiento de los profesionales que se ocuparán de la gestión de esa cuenta: el equipo comercial, el equipo de producto e implementación, y el gestor o account manager asignado dentro de la agencia a esa empresa cliente.

La función de estos colaboradores debe ser de asesoramiento y orientación para el Travel Manager, desde la experiencia y la capacidad de anticipación a las diferentes situaciones, para conseguir juntos y en equipo, el mejor resultado de implantación y consolidación del proyecto de gestión online.

Fernando Treviño
Sales Manager Odigeo Corporate Spain

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