Business Travel Day Barcelona 2016

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Cerca de 95 profesionales del sector de viajes corporate tuvieron la oportunidad de asistir a la quinta edición en la ciudad condal dando la bienvenida al evento, Leipzig Region, ciudad sajona con una amplia oferta como destino MICE. Ocho exposiciones de casos de éxito en la aplicación de la gestión de viajes fueron presentados de manera totalmente interactiva para los participantes. IBTA propuso la ocasión perfecta para generar debate y coloquio en sesiones de trabajo para cada caso.

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La Travel Manager de Casio, Pilar Torres inició la jornada con el tema “Cómo mejorar el ratio de satisfacción de los road warriors y la medición económica de esta gestión”. La suma del compromiso con los empleados, el fortalecimiento de la cultura corporativa positiva, la mayor productividad de la eficiencia interna, la retención de talentos y minimización de costos por una mayor eficiencia, dan como resultado el aumento de la rentabilidad del negocio. Así lo desarrolló Pilar en su empresa con un excepcional resultado positivo para todos.

EL EVENTO DE REFERENCIA QUE ORGANIZA IBTA ANUALMENTE PARA LA PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DEL TURISMO DE NEGOCIOS, TUVO LUGAR EN BARCELONA EN HOTEL NH STADIUM CON ÉXITO ROTUNDO DE ASISTENTES. ESTA PRIMERA JORNADA DIO EL PISTOLETAZO DE SALIDA A LA SERIE DE ROADSHOWS QUE IBTA ORGANIZA EN LAS CIUDADES MÁS RELEVANTES A NIVEL NACIONAL.

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José Antonio Piquer de la Universitat de Barcelona nos habló de la dispersión hotelera que había anteriormente a la concentración actual que existe en la política de viajes de La Universitat de Barcelona. Comentó el éxito obtenido en la aplicación de una política y unificación de criterios e igualdad, de la utilización de una sola agencia que permite el 99% de la información explotable y la mejora en cuanto a comunicación interna y posibilidad de acuerdos al hablar y negociar periódicamente con tus proveedores.

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Considerar aplicar un nuevo método de análisis para los costes y gastos de la partida de viajes, mejoró sustancialmente la cuenta en el caso de Ricoh. Así lo analizó Antonello Simonccini, director de compras de Ricoh. La aplicación de un sistema integrado de Captio para la gestión completa de todos los procesos relacionados con el Business Travel fue la solución al mejor control de gastos de la cuenta de viajes.

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Josep Mª Nus del sector farmacéutico, expuso el modo de preparar correctamente licitaciones para seleccionar agencia. Ello implica hacer un buen análisis del mercado pero también un buen análisis interno. Su uso se recomienda para servicios con cierta complejidad dónde capturar valor, más allá de los ahorros, no es posible con las clásicas tablas de cotización o RFQ. El diseño de la RFP debe tener en cuenta no sólo los requisitos que debemos cumplir por condicionantes internos, sino también ser lo suficientemente flexible para las propuestas puedan ser tanto abiertas como comparables. En la comparabilidad de las opciones y la transparencia en el proceso de selección nos ayudamos en la Matriz de Decisión. Nunca dar por hecho que las condiciones, de la actual agencia prestataria del servicio ,son las de mercado. A veces hay sorpresas y hay que exprimir el “Business Acumen” para capturar ahorros y valor para nuestra empresa.

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Marta Bori y Leonor Salvador, Travel Managers del grupo Calzedonia llevaron a cabo un intenso trabajo de campo visitando toda la geografía española para lograr una optimización de costes y de servicio al viajero. Su ponencia tuvo como título: “Localización hotelera, la importancia del trabajo de campo tanto para la optimización de costes, como mejora de servicios de atención al viajero”. Se dedicaron a visitar en persona los alojamientos que se propondrían en la política de viajes para mejorar, ya no solo en cuanto a costes, sino a mejorar la satisfacción del viajero. También plantearon preguntas interesantes a resolver y que formaban parte de este campo de estudio, ya no solo para su empresa en concreto sino extrapolable a cualquiera: ¿tiene que ser solo la tarifa media anual de los hoteles la principal referencia de análisis y ahorro en la empresa?, ¿cómo responder ante feedbacks contradictorios de los viajeros?, ¿es posible ahorrar y mejorar a la vez la calidad del servicio?.

Los resultados fueron muy positivos, he aquí alguno de ellos:

• La dispersión se reduce al 40%

• Mayor capacidad de negociación

• Aportar + valor al servicio

• Incremento de la satisfacción del viajero

• Reducción 10% de gastos indirectos

• Incremento de conocimientos y motivación del Travel Manager

• Rapidez en la gestión de
reservas

Concluyeron diciendo que la mejor arma para el Travel Manager es la empatía real hacia sus viajeros y conocer sus necesidades para obtener los mejores resultados en beneficio de la empresa aportando calidad al viaje de negocios.

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Carla Laredo, Travel Manager de Epson Ibérica expuso el caso de la “Centralización de la Gestión de Viajes: pros y contras a nivel local”. Se plantearon importantes preguntas a tener en cuenta en un proceso de este tipo: ¿a qué retos se puede enfrentar el TravelManager a nivel local en un proceso de centralización?¿cuáles pueden ser las claves para sobrevivir exitosamente? Hay temas importantes como el no entender la realidad local va a suponer un problema en este proceso de ‘globalización’, al igual que llegar a perder de vista el motivo para el cual se inició y poner atención en todos aquellos procesos y procedimientos incoherentes por falta de racionalidad.

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La aplicación de la tecnología en el turismo de reuniones estuvo muy presente con la ponencia de Rafael Guerrero de In & Out. Rafael nos explicó dos casos de aplicaciones desarrollados por ellos para empresas del sector de viajes. Advirtió que no todo está inventado y que se puede adaptar cualquier tipo de servicios para el cliente porque la tecnología con la que contamos es inacabable.

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Clausurando este evento Moisés Mouriño, de IAG7, estuvo dándonos claves de cómo ahorrar costes a través de medidas alternativas a su vez contribuir a la RSC de la empresa.

La jornada finalizó con un cóctel almuerzo al mediodía que se aprovechó para seguir con el networking.

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