¿Soy eficiente en los gastos de viaje?

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eficiencia en los gastos de viaje

Cuestionarse el grado de eficiencia es el punto de partida adecuado para llevar a cabo procesos de mejora

A diferencia de otras categorías, el gasto en viajes incorpora aspectos que le dan una mayor complejidad. Son aspectos diferenciales:

  • El comportamiento de los viajeros (usuarios del servicio) y su grado de conciencia.
  • Se trata de un mercado dinámico, con cambios continuos en la oferta de servicios y precios.
  • Existe la intermediación por parte de las agencias, que consolidan la oferta de mercado.
  • Los proveedores y los medios de pago establecen programas de fidelización hacia los viajeros.

Esto obliga a dar a esta categoría de gasto, un tratamiento diferenciado, que más allá del precio negociado con el proveedor, incluya estos aspectos diferenciales. Analizando el tratamiento que se da a esta categoría, podemos establecer las tipologías de empresas frente a la eficiencia.

1. El gasto en viajes no es estratégico
Al tratarse de un gasto indirecto, que no repercute en el margen comercial de la empresa, algunas empresas deciden que los viajes no son estratégicos, de manera que caen en ineficiencias y por tanto en sobre costes.

La categoría de gastos de viaje tiene características diferenciales de otras categorías de gastos indirectos.

2. No soy eficiente
Derivado de lo anterior, se asume que asignar recursos a un proceso de mejora es poco rentable.

3. Soy grande y eficiente
El tamaño me permite obtener las mejores condiciones de compra con los proveedores, a lo que se dedican recursos internos, pero el contexto de “soy grande” dificulta un enfoque centrado en la eficiencia.

4. Dudo cuán eficiente soy
Las empresas que se plantean el grado de eficiencia, poniéndolo constantemente en duda, considerando que ser eficientes en los gastos indirectos, libera recursos que pueden destinarse a aspectos más estratégicos del negocio, son las que consiguen un grado mayor de eficiencia en costes. Como consecuencia, se destinan recursos internos o externos en procesos de mejora de la eficiencia, que permiten evaluar cuán eficiente soy, cuantificar las mejoras conseguidas y determinar la rentabilidad del proyecto de mejora (ROI).

Para ello es necesario:

  • Identificar las áreas de mejora.
  • Cuantificar el potencial de mejora asociado.
  • Establecer un plan de acciones.
  • Implementar el plan de acciones.
  • Disponer de un sistema de evaluación continua de los resultados, que permita entrar en una dinámica de mejora continua.

Dudar del grado de eficiencia es el punto de partida más adecuado para mejorarla.

La segunda ley de la Termodinámica, la Ley de la entropía, dictamina que la transformación de la energía es única e irreversible, pasando de “energía disponible o aprovechable” a “energía no disponible”.

Esta ley establece como consecuencia de lo anterior, que cualquier sistema, dejado a su propia inercia, tiende de manera natural, al desorden, a la entropía, por lo que únicamente mediante una actuación externa, puede recuperar su estado inicial de orden.

Plantearse cuán eficiente soy permite a los Travel Managers, cuantificar el potencial de mejora asociado. Y conocer ese potencial expresado en forma de ahorro, facilita a los equipos directivos, tomar la decisión de llevar a cabo o no, las medidas de mejora.

Los procesos de mejora así planteados, conllevan que ciertas prácticas que hasta el momento parecían inamovibles, cambien, mejorando la eficiencia y liberando recursos a partidas más estratégicas.

Sergio Roig-Gironella
Socio director de Travellence

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