“Realizar un evento es una herramienta para poder comunicar ideas y planes estratégicos de la empresa.”

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María Cristina Guerra

Gerente de Eventos Corporativos y Turismo de Ado

En la actualidad, ADO ofrece servicios a más de mil 500 destinos en el norte, centro, golfo, sur y sureste de la República Mexicana, con una flotilla de seis mil unidades de autobuses, de los cuales 400 son reemplazados cada año. El Grupo ADO es un referente en el transporte de pasajeros y sus pertenencias a diversas ciudades del país. Tenemos ocasión de hablar con María Cristina Guerra que, como Gerente de Eventos Corporativos y Turismo de ADO, nos va a comentar de cómo convierte los eventos que gestiona, en una experiencia única….

¿Cómo llegó a trabajar para ADO?

Tengo siete años trabajando para el Grupo ADO, con una experiencia de más de 15 años en la organización de eventos, tanto en agencia de meeting planners como en empresa. Trabajé anteriormente en Fuller Cosmetics como coordinadora de eventos manejando las convenciones de la marca para la fuerza de ventas. Hace tres años que se creó el área de grupos para dar el apoyo a los eventos de las diferentes marcas y regiones del grupo, y poder estandarizar procesos de viaje y proveedores.

Somos una empresa que viaja y a su vez vende viajes, eso nos hace diferentes al modelo de el Travel Manager convencional.

Explíquenos cuáles son sus funciones en ADO.

Estoy como responsable del área de Grupos y Convenciones. Aquí tenemos dos dinámicas muy interesantes, organizar y operar los eventos del Grupo ADO, desde las juntas regionales, capacitaciones y la convención de ventas. El fin consiste en utilizar y reducir los tiempos y costos, utilizando la gama de proveedores y negociaciones que tenemos en el área de turismo. Por otro lado, también actuamos como agencia de viajes, organizamos eventos para clientes externos, ya sea empresas privadas, gobierno, escuelas, asociaciones, etc. Les damos una solución integral, es decir, les apoyamos desde la elección del destino hasta la temática, hospedaje, producción, traslados, tours, etc., que requieran para su evento.
Otra actividad mía es manejar el área de espectáculos. Nuestro principal objetivo es instalar el sistema de boletaje en los puntos de venta de la marca miescape.mx. De este modo, apoyamos con boletaje de grandes eventos, a las diferentes marcas de autobuses para que ellos puedan realizar charters y paquetes vacacionales donde el plus es tener la entrada al espectáculo y/o show.

¿Cómo se llama la agencia que gestiona los viajes/eventos de clientes externos?

Forma parte del Grupo ADO, sin embargo, la marca comercial es Destinos por ADO.

¿Qué tipo de eventos corporativos gestiona para los empleados de ADO?

Organizamos principalmente las capacitaciones, juntas de trabajo, juntas regionales, lanzamientos de campañas, además de apoyar en los viajes que requieren nuestros directores para asistir a expos y convenciones del medio. También gestionamos el apoyo para la contratación de algún espectáculo o boletos masivos para empleados y clientes. Como Travel Manager del Grupo ADO, contamos con un call center exclusivo para la atención de viajes corporativos de los empleados, para poder apoyarlos en la reservación de transporte y hospedaje o lo que requieran para su viaje de negocios.

Realizar un evento ya no se ve como un gasto innecesario o como un premio, sino como un medio para alcanzar objetivos.

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Junto con el área administrativa se desarrollaron procesos necesarios para poder tener identificado el perfil de viajero. Sobre esto, atendemos qué tipo de presupuesto tiene asignado para el viaje, en función de la ruta que va a realizar. Se utiliza un forma to interno para la solicitud del viaje, el cual está autorizado por el jefe superior. Este lo envía al call center y ellos se encargarán de procesar la solicitud y de enviar vía electrónica la confirmación de sus reservas internamente. Nosotros pagamos estos viajes y posteriormente, mediante una factura interna, se realiza el cargo al centro de costos correspondiente.

¿Tienen a alguna agencia que les apoye en la organización de estos eventos?

No, lo hacemos todo nosotros ya que tenemos las dos funciones: Travel Manger de el Grupo y agencia de viaje para clientes externos. Debido a que somos el área turística del Grupo, tenemos la relación con todos los prestadores de servicio, lo que hace innecesario el apoyo de otra agencia de viaje, por que funcionamos como tal. Somos una empresa que viaja y a su vez vende viajes, eso nos hace diferentes al modelo de el Travel Manager convencional.

Sabemos lo difícil que es medir el ROI de un evento, ¿cuál es su fórmula secreta?

Definitivamente las relaciones comerciales con los proveedores, así podremos tener aliados comerciales que nos ayuden a mejorar las tarifas, y de ahí obtener un tiempo mínimo de retorno. Otro factor importante es la fidelidad del cliente. Cuanta más empatía y servicio tengamos, mejor servicio y calidad podremos ofrecer al cliente.

La evolución más notable en el sector de los eventos ha consistido principalmente en que se han creado áreas de eventos dentro de las empresas, lo que hace unos 10 años no existía.

¿Cómo ha afectado estos últimos años de crisis económica?

Sí ha impactado, se hizo una reestructuración en cuanto a presupuesto asignado para los viajes, en el cual se tenía que justificar el motivo y evaluar si era necesario el viaje. Se mantuvo el mismo presupuesto de viáticos que hace tres años, lo que nos ha obligado a negociar con los proveedores para que nos den una mejora en tarifas. También se modificó la política para viajar en avión, solo se autoriza a niveles directivos, así se utiliza más el autobús y nos ayuda a buscar la experiencia de los clientes a través de los empleados que viajan con ellos.

¿Qué herramientas KPI tiene para medir y controlar las negociaciones con los proveedores?

Utilizamos las mediciones en redes sociales y página web para establecer las campañas de publicidad tanto para clientes internos y externos. Tenemos los datos del número de seguidores, likes, interacciones, estancia en página y, sobre todo, los comentarios y observaciones de los clientes. Estos nos ayudan a dirigir los esfuerzos y objetivos en tiempo y forma a nuestro target, siempre midiendo la satisfacción del cliente a través de encuestas online.

¿Qué es lo que más valora de su trabajo?

El poder conocer a las personas, aprender de a cada uno y crecer con sus historias de vida y trabajo. Poder crear experiencias únicas y ser la culpable de que disfruten su estancia o el evento. No hay mejor recompensa que cuando ves las caras de admiración o cuando se acercan a darte las gracias por el trabajo bien realizado.

¿Cómo ha evolucionado las necesidades de las empresas a la hora de definir qué eventos hay que realizar?

En estos momentos realizar un evento es una herramienta para poder comunicar ideas y planes estratégicos de la empresa, ya no se ve como un gasto innecesario o como un premio, sino como un medio para alcanzar objetivos.

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¿Cómo ve el futuro del sector de eventos?

Creo que la evolución más notable ha consistido principalmente en que se han creado áreas de eventos dentro de las empresas, lo que hace unos 10 años no existía. Hoy en día hay plataformas que a los Travel Manager nos permiten ver la oferta de proveedores por tipo de servicio, lo que nos ayuda a poder negociar más fácilmente.

Estoy segura que el turismo de negocios (eventos) irá en incremento, porque no hay empresa que no se apoye en ellos para poder hacer extensivo, tanto a su gente, como a sus consumidores, las ideas y las innovaciones que tienen. Con el paso del tiempo, yo veo los eventos como una de las herramientas más importantes para garantizar el objetivo de las empresas. Actualmente la tecnología y las herramientas online son más completas. Hay empresas como nosotros, que hemos desarrollado nuestro propio globalizador. Este nos permitie poder controlar con más eficiencia los viajes y dar más facilidad a los empleados a la hora de viajar. La parte de los reportes en las plataformas se ha desarrollado de manera que podemos tener un histórico de cada viaje, lo que nos ayuda a controlar el presupuesto y modo de viajar de las personas.

GRUPO ADO

MARCA DE TURISMO DEL PROPIO GRUPO: Mi Escape (miescape.mx)

Nº DE EMPLEADOS DE LOS QUE SE GESTIONAN SUS VIAJES: 22,000 empleados

EVENTOS/ACTOS CORPORATIVOS ANUALES: 30 – 40 eventos aprox.

TIPO DE EVENTOS/ACTOS: Juntas regionales, plenarias, convenciones, lanzamientos de campaña, capacitaciones y expos.

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