Paola González, Travel Manager EMEA de Tech Data

ComparteTweet about this on TwitterShare on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Pin on Pinterest

paola-gonzález---travel-manager-emea-de-tech-data

‘Compañía de Especialistas con divisiones específicas’, así se define Tech Data. Una gran multinacional americana que distribuye a diferentes áreas de negocio, en su mayoría, productos tecnológicos. Paola González se encarga de gestionar los servicios de viajes de la empresa a nivel Europeo con un promedio de 11.300 viajes al año. Un reto al que desde hace dos años y medio se enfrenta cada día con dedicación y profesionalización.

¿Cuál es tu función en la empresa y desde cuándo eres Travel Manager en Tech Data?

Me encargo de la gestión del Departamento Europeo de Viajes Corporativos, prestando servicio a 16 países en los que Tech Data está presente en Europa. Soy responsable de la contratación y gestión de proveedores para viajes y eventos internos.

Cuando te incorporaste a la compañía, ¿existía ya la figura del Travel Manager en la empresa?

En el 2013 Tech Data decidió centralizar la gestión de viajes corporativos en Barcelona. Hasta entonces se gestionaba a nivel local aunque no en todos los países existía la figura del Travel Manager, en los que no había, las responsabilidades eran absorbidas por otros departamentos.

Se espera que el empleado coja la tarifa más barata dentro de la franja horaria necesaria para su viaje.

¿Cómo está estructurada la compra de viajes profesionales teniendo en cuenta su perfil internacional?

Tenemos una estructura centralizada, desde donde gestionamos 24 entidades Europeas de Tech Data desde Barcelona con un punto de contacto interno en cada país. Usamos una TMC a nivel Europeo a través de la cual cada empleado es capaz de comprar sus viajes en
una herramienta on-line, proporcionada por el proveedor.

Estamos trabajando en un protocolo de emergencia interno para en casos de urgencia poder reaccionar a tiempo.

¿En qué medida el concepto low cost está presente en la gestión de viajes de la empresa?

El concepto low cost está muy presente, en especial con el tema de los vuelos. Se espera que el empleado tome una decisión lógica a la hora de comprar vuelos teniendo en cuenta la tarifa más barata dentro de la franja horaria necesaria para su viaje. Una vez la petición de vuelo está hecha, si el importe supera un máximo asignado por política, el vuelo es revisado por el equipo de viajes interno para buscar alternativas de viaje más baratas.

Conseguimos una media del 85% de reservas online a nivel Europeo

¿Utilizáis las herramientas de auto-reserva?

Sí, usamos una proporcionada por nuestra TMC. El nivel de aceptación ha sido distinto en cada país y con cada implementación. La resistencia al principio existe, como con cualquier cambio dentro de un proceso interno, pero con el tiempo, poco a poco, la gente se acostumbra. El año pasado conseguimos una media del 85% de reservas online a nivel Europeo.

En tu opinión, ¿cuáles son los tres o cuatro puntos básicos que definen a un buen Travel Manager?

En primer lugar, tener experiencia en una TMC. En segundo lugar, conocer la estructura de la empresa y las necesidades de los viajeros en base a su área de negocio. Y por último, mantenerse al día de los cambios y desarrollos en el área de viajes corporativos.

Conciliación familiar y viajes de empresa… ¿Cuál es la filosofía en este sentido y qué hacéis para conjugar ambos conceptos?

Evitamos los viajes en fin de semana, y por norma general si se viaja toda la semana se intenta regresar los jueves noche y se suele dar flexibilidad para trabajar desde casa los viernes si es posible.

¿Cuál es la duración más común y principales destinos del viaje que gestionas?

Desde viajes cortos de un día a largos de una o varias semanas. Los principales destinos dependen del proyecto o necesidad, desde reuniones internas a reuniones con clientes, convenciones, formaciones, etc…

En la cuenta total de viajes, ¿cuál es el rango de hoteles más común?

Por norma general solemos usar hoteles de tres y cuatro estrellas y no hacemos distinciones por rango.

Por lo que a compañías aéreas se refiere, ¿aplicáis alguna política de viajes dependiendo de la duración del viaje?

A partir de un cierto cargo se permite viajar en business si el vuelo es superior a siete horas.

¿Cómo se implementa y desarrolla la seguridad en la política de viajes?

Para mí, uno de los rasgos más importantes con respecto a seguridad es saber dónde están los empleados. Por política se tiene que usar siempre la herramienta proporcionada por la TMC ya que es la única manera de asegurarnos que podemos rastrear a la gente que está de viaje en caso de emergencia. Ahora mismo estamos trabajando en un protocolo de emergencia interno para estos casos para poder reaccionar a tiempo, de la manera más efectiva y que los viajeros puedan saber en todo momento qué tienen que hacer en caso de necesidad.

ComparteTweet about this on TwitterShare on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Pin on Pinterest

También te puede interesar