Maxam optimiza la gestión de sus gastos de viajes

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MAXAM es un grupo industrial líder en el desarrollo, fabricación y comercialización de explosivos, sistemas de iniciación y servicios para minería, canteras y obras públicas; cartuchos y pólvoras de caza para uso deportivo; productos y servicios para la industria de defensa; materias primas clave en la actividad de nitro química; y soluciones en materia de seguridad y medio ambiente.

Desde su fundación por Alfred Nobel en 1872, MAXAM se ha convertido en una organización global formada por cinco unidades de negocio, más de 140 compañías en los cinco continentes, 6.000 empleados en todo el mundo, con instalaciones fabriles en más de 45 países y ventas en más de 100.

La experiencia global de MAXAM ha permitido ofrecer de forma sostenible a la compañía productos y servicios de alta calidad y nivel tecnológico que contribuyen a la eficiencia de sus clientes.

Necesidades de la compañía

En los últimos años, MAXAM sintió la necesidad de gestionar los gastos en viajes y optimizarlos, alineando los intereses de la empresa con las necesidades de los viajeros. Además, MAXAM necesitaba controlar mediante una sola herramienta todas las reservas de viajes y las liquidaciones de gasto. Y a su vez generar informes que les permitieran ser cada vez más eficientes. La crisis económica ha contribuido a optimizar los procesos y a que el gasto en viajes se perciba como algo intrínseco a la organización y que es necesaria una gestión eficiente, al igual que sucede con otras partidas.

El proyecto fue iniciado por el Departamento de Compras, tras las necesidades antes mencionadas. Dicho proyecto contó con el apoyo del Departamento de Sistemas y de Recursos Humanos. El objetivo era integrar todos los sistemas que hicieran posible que la solución elegida NOTILUS funcionase de una forma automática.

Como comenta Andrés Ibáñez, Travel Manager de Maxam, “al decidir la adquisición de las soluciones NOTILUS de DIMO Gestión, añadimos valor a una partida que años atrás no preocupaba en exceso. Gracias a NOTILUS, creo que la organización ha entendido la necesidad de contar con una herramienta exclusiva para el área del business travel”.

MAXAM eligió NOTILUS por varios motivos, entre los que se podrían destacar:

  1. Solución que permite controlar en una sola herramienta la solicitud y reserva de viajes; las liquidaciones y notas de gasto; integra las facturas de la agencia de viajes con el sistema contable de MAXAM y finalmente se pueden obtener informes para gestionar toda ésta información y conseguir la máxima eficiencia en viajes.
  2. Solución que está disponible en 6 idiomas. MAXAM ha iniciado un proceso de internacionalización para controlar la gestión de viajes y la solución era necesaria en las 48 filiales de la compañía a nivel mundial. Es por ello que se necesitaba una herramienta en varios idiomas.
  3. Solución que realiza evoluciones y permite integrar actualizaciones, tanto de la agencia de viajes como de varios stakeholders.
  4. Solución que realiza formaciones a los usuarios para exponer nuevas versiones y nuevos productos.

En el proceso de selección no hubo otros candidatos ya que NOTILUS era la única herramienta que proporcionaba todo lo que MAXAM necesitaba.

Notilus es una plataforma que facilita la gestión de todo lo relacionado con la política de viajes y desplazamientos de una organización, así como de los gastos e incidencias asociados a ellos. Entre sus principales características destaca su visión 360°de todos los datos relacionados con los viajes de negocios, la posibilidad de realizar análisis multidimensionales consolidados y detallados en tiempo real, respetando a la política de viajes de la empresa y aplicando las normas fiscales y legales de cada país. La solución permite la optimización de los procesos internos y externos, un control eficiente, una reducción del tiempo en la gestión de los viajes y un incremento de la productividad, (del 50 al 75% para los empleados y del 40 al 100% para los departamentos transversales) así como importantes ahorros fiscales y sociales directos.

Puesta en marcha y fases

MAXAM constituyó un grupo de Trabajo compuesto por seis personas. Dos de ellas pertenecían al Departamento de Compras; otra persona era la que en ese momento gestionaba la mayoría de los viajes en la organización. Además, el Departamento de Sistemas facilitó a una persona para que prestara todo el apoyo posible en la definición de las interfaces entre NOTILUS y el sistema contable de la compañía. Igualmente, desde la agencia de viajes de la empresa se facilitó un recurso para integrar todas las facturas con NOTILUS y el sistema contable. Finalmente, como explica Andrés Ibáñez, “desde Recursos Humanos se implicó una persona en el proyecto para definir las secciones, dependencias y jerarquías de aprobación en nuestra organización”.

Las fases del proyecto fueron cuatro claramente definidas: la fase inicial, que incluía el diseño del proyecto y la definición de elementos. La segunda fue la puesta en marcha con pruebas y ejecución del proyecto. La tercera fue la de desarrollo con la implantación de NOTILUS en las unidades de negocio. Por último, la fase Final supuso la formación a los usuarios y utilización de la herramienta de forma inmediata.

En lo que respecta al servicio prestado por DIMO Gestión, Andrés Ibañez comenta que “el Servicio es bueno, pero se puede mejorar. Los tiempos de respuesta son casi inmediatos de acuerdo a la urgencia de la incidencia. Respecto al Soporte, todos los problemas son solucionados en menos de 24 horas desde la apertura de una incidencia”.

Beneficios y mejoras

La utilización de la solución NOTILUS ha supuesto para MAXAM una serie de beneficios entre los cuales habría que destacar un importante ahorro y eficiencia en viajes y liquidaciones de gasto. Además se ha mejorado el control sobre todas las reservas de viaje y sus costes. Por otra parte, el proyecto se ha alineado con la política corporativa de viajes, sin incurrir en gastos no autorizados. El Travel Manager de Maxam asegura que “ahora se controla todo lo relacionado con los gastos en viajes de la empresa y la solución ha ayudado a direccionar las ventas a proveedores preferentes y a tener acceso a tarifas preferenciales.

Hay un aspecto que para Andrés Ibañez ha sido muy importante en todo este proyecto como es el beneficio reportado a los usuarios con el nuevo sistema. Y es que NOTILUS ahorra tiempo a los empleados (¡y a sus secretarias!), aumentando su productividad y satisfacción antes y durante el viaje. La solución informa de presupuestos y genera reportes, mejora la comunicación e intercambio de autorizaciones entre los responsables y los viajeros (aprox. 2.500 pax.), mejorando el manejo de crisis y atención a los viajeros en caso de problemas.

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