“Los viajeros tienen que dedicar más tiempo para planificar sus viajes con mayor antelación y cuidado”

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Verónica-del-Toro---Global-Travel-Manager

Verónica del Toro – Global Travel Manager de OHL

Obrascon Huarte Lain (OHL) es un grupo internacional de concesiones y construcción con más de 100 años de historia. Verónica del Toro ha dedicado toda su vida profesional a esta empresa escalando hasta su actual cargo de Global Travel Manager. La entrevistamos hoy para que nos cuente su experiencia en sus 20 años de gestión de viajes.

¿Cómo te llevó tu trayectoria profesional a terminar en OHL?

Hace 21 años que empecé en la empresa y en el mundo de los viajes en general. Con 19 años entré en el departamento de Servicios Generales, departamento desde el cual siempre se han llevado los viajes. Mis inicios en OHL fueron familiarizándome con los procedimientos y mi trayectoria me llevó hasta mi actual responsabilidad en la gestión de la política de viajes. Fue un proceso progresivo, pronto tuve que asistir a reuniones, a tratar y negociar con proveedores, y ahora llevo toda la gestión propia que desempeña un Travel Manager.

¿En qué consiste básicamente tu trabajo?

Ahora es un poco diferente con respecto a antes, en el que se basaba en administrar las solicitudes de viaje y hacer seguimiento de las mismas. Hoy por hoy, me encargo más de asegurar el despliegue e implantación de la política de viajes. Me preocupo de inculcar a los viajeros lo importante que es el ahorro de costes, procuro lograr acuerdos con los proveedores; ya sean acuerdos globales, por rutas o por países donde tenemos sede, y atiendo las necesidades globales dando soluciones a los requerimientos de los pasajeros.

“LA NUEVA POLÍTICA DE VIAJES PONE SU FOCO EN LA ANTICIPACIÓN DE LAS RESERVAS PARA LA CONSECUCIÓN DE TARIFAS REDUCIDAS Y EN LA EXIGENCIA DE AGENDA PREVIA”

Vuestra sede está en España, pero ¿cómo desarrolláis vuestra política de viajes?

Actualmente OHL tiene establecidos en el mundo ocho Home Markets: República Checa, Canadá, México, EE.UU., Colombia, Perú y Chile, además de España, con los que trabajamos mano a mano y con la misma agencia. Compartimos las misma política para los viajes de empresa ya que la norma es global para todo el Grupo OHL. Esto no quiere decir que no entendamos que en cada país tiene sus peculiaridades e in tentamos adaptarnos a lo que nos exigen los usos y costumbres de cada uno de ellos. Además, en el resto de los países donde el Grupo OHL tiene presencia, llevamos el control corporativo a través de un sistema de reporte interno que nos permite conocer tanto los importes económicos, como el cumplimiento de la normativa de viajes.

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¿Cuál es el mayor inconveniente de una política restrictiva para el empleado que viaja?

La nueva política de viajes pone su foco en la anticipación de las reservas para la consecución de tarifas reducidas y en la exigencia de agenda previa, por lo que los viajeros tienen que dedicar más tiempo para planificar sus viajes con mayor antelación y cuidado.

¿Hacéis algún tipo de seguimiento de la experiencia a posteriori del viaje?

Sí, comentamos con algunos de nuestros viajeros cómo ha sido su viaje, especialmente cuando utilizamos nuevos proveedores de transporte o alojamiento. Además tratamos de una forma exhaustiva las incidencias/quejas ocurridas en el viaje, dando respuesta en un periodo inferior a siete días y semestralmente lanzamos una encuesta de satisfacción de los usuarios. La última valoración fue de 4.2 sobre 5 estando ‘satisfechos’ o ‘muy satisfechos’ un 94% de los viajeros encuestados; claro que esto fue antes de la puesta en marcha de la nueva política.

¿Con qué tipo de cobertura médica cuenta el viajero?

Contamos con una amplia cobertura médica y de responsabilidad civil a través del medio de pago. Además, desde nuestro departamento de RR.HH. incrementamos, si se cree necesario, el seguro médico.

¿Cuál es el proceso que debe seguir el viajero a la hora de realizar una reserva en OHL?

Tiene que realizarse una solicitud de viaje a través de la intranet del Grupo. Se puede hacer hasta el mismo día del viaje, pero les recomendamos que se haga con la mayor antelación posible. Es el superior jerárquico el que seleccionará y autorizará una de entre las tres ofertas presentadas por la agencia.

“INTENTAR LLEGAR A ACUERDOS GLOBALES CON COMPAÑÍAS AÉREAS Y CADENAS HOTELERAS, REQUIERE AHORA PROCESOS MÁS LARGOS Y COMPLEJOS.”

Prioridades de la política de viajes de OHL:

1º) Realizar solo los viajes imprescindibles; 2º) Anticipar la reserva con objeto de ahorrar en transportes aéreos y terrestres; 3º) Optimizar la frecuentación de los hoteles para mejorar la disponibilidad y precio.

¿Cómo implementáis la política de seguridad?

Al realizar una solicitud de viaje saltan una serie de alertas sobre los riesgos civiles y/o sanitarios existentes en función del país al que se viaje. Las alertas de riesgos civiles las elaboramos a partir de la información del Ministerio del Interior. El Servicio Médico del Grupo OHL informa cuáles son las medidas de carácter sanitario recomendables. Recordamos al viajero que viajan a países poco seguros que deben ponerse antes en contacto con las personas con las cuales van a citarse.

¿Tenéis países vetados a los que no viajar?

No, pero hay países no recomendados y evitaremos los países en conflictos bélicos. Tenemos oficinas en países como Colombia, Omán o Kuwait donde las personas que trabajan en el Grupo y residen en ellos, nos recomiendan las medidas a adoptar.

¿Contáis con agencia?

Sí, tenemos un acuerdo global con Viajes El Corte Ingles que además de las oficinas locales en los países nos aporta un implant con hasta nueve personas.

¿Te encargas también de todo lo relacionado con el sector MICE?

Sí, aunque muy esporádicamente. En nuestra sede central disponemos de múltiples salas para reuniones y formación.

¿Crees que se está recuperando el sector de los viajes de negocios?

Sí. La recuperación es lenta, pero aun así hemos notado en el alojamiento que los precios hoteleros están en un constante aumento. En el aéreo, esperemos que las alianzas no hagan que los precios se eleven mucho más.

OHL (OBRASCON HUARTE LAIN)

Nº DE EMPLEADOS QUE VIAJAN AL AÑO: 4.311

Nº DE VIAJES GESTIONADOS AL AÑO: 11.160

Nº DE PERNOCTACIONES ANUALES: 36.086

Nº PAÍSES PRESENTES: 30

PRESUPUESTO ANUAL DE LA COMPAÑÍA EN VIAJES (APROX.): 18.000.000 €

¿Es más difícil de negociar ahora con los proveedores?

Anteriormente era más sencillo llegar acuerdos cuando los destinos eran domésticos o con origen en España. Ahora la negociación se basa en orígenes y destinos internacionales lo que implica, en muchos casos, intentar llegar a acuerdos globales ahora con las compañías aéreas y cadenas hoteleras cuyos procesos son más largos y complejos.

¿Qué tipo de KPI’s tenéis para medir la inversión en el viaje?

Fundamentalmente: Reducción del número de viajes; Reducción del precio por KM recorrido y por pernoctación; Reducción de las emisiones de CO2; Índice de cumplimiento normativo; Índice de satisfacción del usuario (viajero).

Mensualmente informamos a nuestro Comité de Dirección sobre la evolución de estas magnitudes y trimestralmente realizamos reuniones internas de análisis de datos entre los gestores y proveedores, con el objetivo de mejorar la gestión, analizamos las incidencias, reclamaciones y la consecución de los objetivos marcados.

¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo?

El trato con la gente, nuestros viajeros y los proveedores. La personas son muy agradecidas a nada que le prestes un poco de ayuda. El desafío de seguir aprendiendo y evolucionando.

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