“La política de viaje de Meliá es global y aplica a todo el personal”

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Alicia Moya – Travel Manager de Meliá Hotels International

Alicia Moya empezó a trabajar en Meliá Hotels International en 2008. Iniciando su carrera
en Meliá en el departamento de Comunicación, en 2012 se incorporó al área de ventas como
asistente del vicepresidente de Global Business Development, y en 2015 incorporó a sus
funciones la de Travel Manager.

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¿Cómo se organiza tu equipo para gestionar el departamento de viajes?

En España, Meliá cuenta con un inplant en el que nos dan servicio tres personas, además de un call center 24/7 para las emergencias fuera del horario de la oficina. El personal de la agencia nos ayuda en el día a día, dando soporte a nuestro equipo, asesorándoles en las mejores opciones para sus necesidades de viaje y, al mismo tiempo, velando porque se cumpla fielmente la política de viajes que establece la compañía.

Además, y dado que Meliá está presente en cuatro continentes, trabajamos con otras agencias que dan soporte a nuestro personal en países tan distantes como China o Brasil, valorando en cada caso cual es la fórmula de trabajo más adecuada.

“La puesta en marcha de la herramienta de auto-reserva en una compañía del tamaño de Meliá está siendo un gran reto.”

¿Cuántos trabajadores dependen de ti para gestionar sus viajes?

La política de viaje de Meliá es global y aplica a todo el personal, con independencia del área en la que trabajan o de su posición dentro de la compañía.

¿Contáis con Self Booking Tools para realizar las reservas?

Estamos en su proceso de implementación.

“En un mundo cada vez más digital las relaciones personales cobran un papel más relevante.”

¿Qué procedimiento debe seguir un empleado de la empresa para realizar un viaje?

Cada empleado es responsable de organizar sus viajes de acuerdo a las necesidades de su día a día y con el conocimiento de su superior. La política de viajes de la compañía marca pautas muy claras y sencillas, y el personal de la agencia de viajes ayuda a nuestros equipos a organizar sus desplazamientos. La introducción de la herramienta de autoreserva dotará a nuestro personal de una mayor autonomía, si bien, la agencia siempre seguirá disponible para dar soporte al que lo necesite.

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¿Te encargas de diseñar la política de viajes global para todas las demás sedes de la empresa a nivel internacional?

La actual política de viajes de la compañía está vigente desde antes de mi incorporación a la función de Travel Manager. Si forma parte de mis funciones asegurar su cumplimiento y proponer modificaciones si son necesarias. Por otra parte, la política es global y aplica en todos los que países en los que Meliá está presente. Dado el tamaño de la compañía y al ser una empresa que cotiza en bolsa, se hace necesario que cualquier norma que afecte a todo el personal esté aprobada por el máximo órgano directivo de la compañía, así como por el área de Organización y el de Gobierno Corporativo. De esta forma, aseguramos que la política sea coherente y dé respuesta a las necesidades de nuestros viajeros.

¿Cuál es la mayor dificultad a la hora de gestionar un viaje?

Los viajes cortos no suelen ser complicados, pero es cierto que el hecho de estar basados en una isla hace que ciertos desplazamientos sean algo más complejos de lo “habitual”. Vuelos a destinos internacionales en los que tenemos hoteles, como Zanzíbar, Yangón o Jamaica se hacen algo más largos… aunque es cierto que vivir en Mallorca hace que valga la pena ese pequeño esfuerzo. En esos casos es preciso buscar la mejor opción para el empleado dando opciones con el menor número de escalas posible que, a su vez, sean de corta duración y sin perder de vista la optimización del gasto. El éxito es siempre fruto de la labor de nuestras agentes de viajes, quienes también nos asesoran en aquellos casos en los que se precisan visados o cualquier otra documentación previa al viaje.

MELIÁ HOTELS INTERNATIONAL

PAÍSES EN LOS QUE ESTÁ PRESENTE: 40

NÚMERO DE EMPLEADOS DEL GRUPO: 42.000

Nº DE EMPLEADOS EN ESPAÑA QUE VIAJAN: 3.000

NÚMERO DE TRANSACCIONES AL AÑO: 14.000 (aéreo y alquiler de coches)

¿El avance tecnológico ha disminuido la necesidad de viajar?

Creo que no, al menos en nuestro caso. Nuestra experiencia y nuestro conocimiento del sector nos demuestran cada día más que los viajes de negocios, así como los de individuales y de Meetings and Events, son hoy más necesarios que nunca. Las herramientas tecnológicas nos ayudan a comunicarnos de manera más ágil y su utilidad es obvia. No obstante, en un mundo cada vez más digital, las relaciones personales cobran un papel más relevante y desde Meliá Hotels International creemos en ello tanto a nivel externo como interno. Las conferencias, las convenciones, las reuniones de equipos, etc., son muy importantes para transmitir estrategias y coordinar a los equipos en las diferentes áreas.

¿De qué proyecto/acuerdo te ha sentido más satisfecha recientemente?

La puesta en marcha de la herramienta de auto-reserva en una compañía del tamaño de Meliá está siendo un gran proyecto. En unos meses espero poder decir que me siento muy orgullosa del resultado obtenido.

¿Quién se encarga de la organización de eventos y MICE en general? ¿Forma parte de sus responsabilidades en la empresa?

Organizar cualquier tipo de evento en hoteles como los nuestros, que cuentan con equipos especializados en la organización de eventos, congresos o reuniones resulta bastante sencillo. En general, cada área organiza sus propios eventos o reuniones. En la mayoría de los casos, la responsabilidad recae en la asistente del vicepresidente del área, aunque no siempre es así. En mi caso, me ocupo de los eventos y reuniones del área de ventas de la compañía.

Escoge tres prioridades de la política de viajes de Meliá:

Mejorar la satisfacción del empleado; Optimizar la migración a servicio on-line; Consolidar los programas de viajes.

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