Jose Antonio Piquer, Travel Manager de la Universitat de Barcelona (UB)

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SÓLO PIDO DOS COSAS:UNA BUENA CALIDAD/PRECIO Y EL CUMPLIMIENTO DE LOS ACUERDOS

Joven, elegante, acude puntual a nuestra cita. Jose Antonio lleva pocos años ejerciendo esta actividad en la Universidad de Barcelona pero en su rostro intuyo que se siente valorado.

¿Cuál es tu función en la Universidad y desde cuándo gestionas los viajes en la misma? 

Desarrollo mi trabajo enla “Unitatde Compres de la UB”. Uno de los temas que tocamos es la negociación con los proveedores de servicios relacionados con los viajes (Hoteles, Compañías aéreas, RENFE y Agencias de viajes homologadas). Desempeño este trabajo en colaboración con el Jefe de Compras de la UB, hace unos dos años aproximadamente.

¿Cuáles crees que son tus puntos fuertes como Travel Manager?

Déjame unos años más. Aún es pronto para hacer balance. Ya veremos más adelante los resultados de lo que estamos implantando, y entonces podrán opinar los demás de mis puntos, tanto los fuertes como los débiles.

Cuando te incorporaste en la Universidad, ¿ya existía este cargo?

Este trabajo se realizaba desdela “Unitatde Patrimoni i Contractació” y no existía como tal la figura de Travel Manager. Yo no consideraría un cargo la categoría de Travel Manager, es una función más dela “Unitatde Compres” y la responsabilidad como tal recae en mi jefe. El cambio se realizó por indicación de Gerencia, para dar un impulso al tema.

Teniendo en cuenta la naturaleza de la empresa (Universidad), ¿cómo está estructurada la compra de viajes?

La compra o contratación de viajes está totalmente descentralizada y la puede realizar cualquier empleado, siempre que tenga acceso al presupuesto.

A grandes rasgos, ¿cuáles son los ejes de la travel policy en la Universidad?

Hoy por hoy no tenemos una política propiamente definida, pero nos regimos por la normativa oficial del sector público, que regula las dietas para alojamiento y manutención y establece algunas pautas básicas para el transporte.

¿Existe, entonces, un presupuesto cerrado que corresponda a cada ejercicio o es imposible habida cuenta de que es difícil saber a priori los viajes que deberán realizarse? 

Al ser una entidad pública nos movemos en el entorno de una economía presupuestaria, los conceptos vienen definidos, pero admiten modificaciones durante el presupuesto.

Imagino que en tu día a día tienes que lidiar mucho con los proveedores… ¿Es un mundo cada vez más competitivo?

Sí, sin duda. Pero la misma competividad hace que estén más receptivos a colaboraciones. 

¿Te reúnes habitualmente con los viajeros para conocer su grado de satisfacción? 

No, y es una de las asignaturas pendientes o uno de mis puntos débiles. No tenemos posibilidad dado el número de viajeros que tenemos. Para solucionar este problema esperamos tener próximamente una herramienta que nos permita una comunicación más fluida con nuestros viajeros.

La Responsabilidad Social Corporativa con los empleados es uno de los pilares de ésta. Conciliación familiar y viajes de empresa… ¿cuál es la filosofía en este sentido en la Universidad y qué se hace para conjugar ambos conceptos? 

Los viajeros eligen siempre los horarios y todos los temas relacionados con el desplazamiento, así que ellos mismos se los organizan para que les afecte lo menos posible.

¿Utilizas servicios de empresas exteriores como apoyo para las gestiones propias de los viajes? 

Hace dos años contratamos una consultora, con el encargo de analizar la forma de viajar y cómo mejorarla. El resultado fue que la forma de viajar se acercaba a lo óptimo en cuanto a antelación de las reservas y lo mejorable eran los acuerdos con los proveedores.

Sin embargo, quienes viajan querrán estar asegurados, ¿cómo se gestionan los seguros de viajes? 

Trabajamos todo con una tarjeta de crédito corporativa virtual que lleva asociado uno de los mejores seguros del sector.

¿Cuáles son los requisitos de fidelización que se reclaman tanto para agencias, cadenas de hoteles, aerolíneas, etc.?

Una buena relación calidad-precio y el cumplimiento de los acuerdos.

¿Son habituales los viajes de formación? ¿Cómo se estructuran y bajo qué criterios logísticos?

Como Universidad, casi todos los viajes tienen que ver de una forma u otra con la formación y el conocimiento. Como he comentado anteriormente, los responsables de cada presupuesto organizan y estructuran sus desplazamientos.

¿Cuál crees que es el papel del gestor de viajes en una economía en recuperación como la actual?

En la actual situación y creo que en todas, el papel u objetivo de todo gestor de compras, es de optimizar los recursos o presupuestos para obtener el máximo resultado con la calidad necesaria. En el tema de viajes en concreto, es el de poder realizar todos los desplazamientos necesarios en la empresa al menor coste posible y la máxima calidad en los desplazamientos para los usuarios.

La irrupción de las nuevas tecnologías ha abierto un nuevo panorama en el mundo empresarial. En este sentido las videoconferencias juegan un importante papel. En la Universidad, ¿se organizan sesiones de trabajo por videoconferencia o se opta más por la movilidad de la gente?

Dada la tipología de nuestros viajes, congresos, lecturas de tesis, etc. Se tiende a ser presencial. Pero eso no nos hace descartar las nuevas tecnologías y en el nuevo concurso que estamos preparando, tendrán un peso importante, tanto las videoconferencias como las herramientas de autorreserva.

En tu opinión, ¿cuáles son los tres o cuatro conceptos básicos que definen a un buen Travel Manager?

Tratar todos los desplazamientos como si los fuera a realizar él mismo. Buscar siempre la máxima calidad e idoneidad al menor coste. Intentar concentrar los desplazamientos con los mínimos proveedores para ganar fuerza de negociación en futuros presupuestos.

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