“Implementamos ‘Thales Travel’, una herramienta interna de acuerdo a nuestras necesidades y adaptada a nuestra política de viajes”

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Patricia Portela y Mónica Centa – CIO & RE and G. Expense Manager Thales España y Travel Coordinator Thales España

El grupo Thales es conocido a nivel mundial, Thales España apuesta fuerte por mantener a nuestro país como referente mundial en señalización ferroviaria y sistemas de mando y control de tren, comunicaciones, seguridad y protección de la red. Patricia Portela – CIO & RE and G. Expense Manager y Mónica Centa – Travel Coordinator, ambas con una carrera consolidada dentro de Thales España y amplia experiencia en la gestión de viajes, comparten con nosotros su día a día.

Transporte, defensa, seguridad, aeronáutica y espacio, con estos parámetros a los que se dedica Thales ¿cómo se fija la política de viajes?

Thales es un grupo multinacional con presencia en 56 países y con proyectos en todos los rincones del mundo, en consecuencia el volumen de viajes es muy alto. Tenemos una política de grupo con directrices bien definidas de ámbito general. Sin embargo, la adaptación local de la misma es fundamental para cumplir con las necesidades de cada país. A principios de año hemos optado por volver a revisar nuestra política local para acomodarla a la evolución de la actividad de la compañía. Es un ejercicio que consideramos recurrente pero efectivo, de manera que teoría y práctica sean coherentes y cubran las necesidades de todas las partes interesadas en la gestión de viajes, que son numerosas.

¿Con qué disfrutáis más ejerciendo vuestro trabajo?

Lo que más nos gusta es identificar posibles áreas de mejora desde una perspectiva global. Al analizar la aplicación o no en la organización de una posible mejora, somos conscientes de lo que está sucediendo en todas las etapas del proceso, como por ejemplo, una pequeña ineficiencia en un proceso concreto puede generar un gran impacto de servicio, económico o de seguridad. Trabajamos en estrecha colaboración con nuestra dirección general, dirección de RR.HH., dirección financiera y de proyectos, además de la red interna de gestores de viajes de manera que podamos identificar cambios y sugerir mejoras, desde una visión sistémica. Ese continuo movimiento te hace estar en contacto permanente con la organización y, por lo tanto, ser percibido internamente como un partner, al hablar el mismo lenguaje y abordar los retos de negocio en conjunto. Todo esto hace finalmente que nuestro trabajo sea poco rutinario y cada día diferente.

“ACTUALMENTE TENEMOS ACUERDOS GLOBALES CON MÁS DE 700 HOTELES, CUBRIENDO 75 PAÍSES Y 365 DESTINOS A NIVEL MUNDIAL”

¿Hasta qué punto es importante conocer la satisfacción de los viajeros?

Conocer la satisfacción del cliente es fundamental y entendemos que debe de ser medida en sus distintas dimensiones, desde que surge la necesidad del viaje, hasta que el empleado liquida sus gastos como consecuencia del mismo. Es un parámetro muy importante para nosotros, pero también es importante conocer la satisfacción de otras partes interesadas (gestoras, departamento financiero, área de seguridad, etc.)

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Con vuestra experiencia profesional, ¿cuáles son las cualidades que debería tener un buen Travel Manager?

Consideramos que un TM tiene un gran conocimiento del sector del viaje, conoce las necesidades de la empresa y sabe cómo hacer cumplir con la política establecida, combinando la satisfacción del viajero y la necesidad de la empresa. En cuestión de presupuesto sabe rentabilizarlo al máximo sin que eso suponga reducir la calidad de los viajes y por supuesto teniendo siempre presentes las directrices de la política de viajes. Además, un buen gestor de viajes evoluciona con el negocio, sabe crear confianza al viajero asegurando en todo momento su comodidad y su seguridad.

¿Qué tipo de procedimiento sigue un viaje en la empresa desde que se plantea hasta que se realiza?

Estamos implementando una herramienta interna “Thales Travel”, diseñada de acuerdo a nuestras necesidades y adaptada a nuestra política de viajes. Esta prioriza nuestra carga de trabajo y automatiza los flujos de aprobaciones, puesto que cada viaje requiere aprobación previa de uno o varios responsables con el coste más real posible. Esta herramienta permite garantizar la trazabilidad de los datos de solicitudes de reservas en todos los procesos involucrados (solicitud, planificación de viajes, aprobación y comunicación con la agencia) reduciendo al máximo la gestión manual de los información. En un futuro será adaptada para volcar los datos recogidos a las notas de gasto de cada empleado y posterior liquidación. Esta herramienta es de carácter interno y no utilizamos auto reserva, sino el servicio de nuestra agencia.

“A LOS EMPLEADOS QUE VIAJAN A IRAQ, SE LES ASIGNA ESCOLTA A LA SALIDA DEL AEROPUERTO Y LAS 24 HORAS DEL DÍA DURANTE TODA SU ESTANCIA.”

¿Cuál es la tipología del viaje más común que gestionáis?

Gestionamos viajes cortos a varios destinos de España y Europa, como viajes largos de varias semanas a destinos como Egipto, Turquía, América Latina o Asia. En Europa el destino más solicitado es París al estar allí localizadas nuestras oficinas centrales. Gran parte de los viajes son complejos, de larga estancia y algunos de ellos con fuertes medidas de seguridad en el país de destino. A día de hoy la tipología de viaje está siendo analizada con más detalle para poder transmitir mensajes específicos a las gestoras de viajes respecto a la anticipación de la reserva.

En la cuenta total de viajes, ¿cuál es el rango de hoteles más común?

Anualmente a nivel corporativo y en colaboración con los países, se selecciona una serie de hoteles en función del número de pernoctaciones a los cuales se le envía una solicitud de cotización. Actualmente tenemos acuerdos globales con más de 700 hoteles, cubriendo 75 países y 365 destinos a nivel mundial.

En las ciudades donde no se puede comprometer un volumen, cada país negocia sus tarifas o establece ratios de descuentos según necesidad. La selección local se limita a una tarifa máxima por ciudad que establece nuestra corporación. Priorizamos hoteles cercanos a nuestras instalaciones u oficinas de clientes donde por el tipo de colaboración que tenemos existe un flujo intensivo de visitas. Valoramos la flexibilidad de negociación, los servicios ofrecidos y las facilidades que dan a nuestros empleados siendo la prioridad, según qué destinos, la seguridad de los empleados en la entrada o salida de la ciudad.

Por lo que compañías aéreas se refiere, ¿aplicáis alguna política de viajes dependiendo la duración del viaje?

De acuerdo a nuestra política de grupo, se permite viajar en clase business si el vuelo es superior a siete horas, así como en vuelos nocturnos con una duración superior a cinco horas y por razones médicas justificadas. Siguiendo nuestra normativa, todos los vuelos que se realizan en clase business deben de ser debidamente autorizados.

Expertos como sois en seguridad, ¿cómo implementáis la seguridad en vuestros viajes?

En términos de seguridad y para cumplir con la estricta política que marca nuestra central disponemos de un riguroso protocolo de geolocalización de nuestros viajeros con aprobaciones corporativas previas al viaje y comunicación en tiempo real con nuestro departamento de seguridad. Las personas son nuestra prioridad y como tal, nos tomamos en serio la asistencia y su protección cuando nuestros colaboradores se encuentran en viajes de negocio sobre todo en países de alto riesgo. Actualmente los empleados que viajan a Iraq, donde estamos presentes, están rodeados de fuertes dispositivos de seguridad ligados a un estricto protocolo de actuación en caso de catástrofe. Se les asigna escolta a la salida del aeropuerto y las 24 horas del día durante toda su estancia. En cuestión de hoteles, no ha sido necesario negociar tarifas preferentes puesto que todos ellos se alojan en un compound debido a las estrictas medidas de seguridad.

Si tuvierais que escoger las tres prioridades de vuestra política de viajes, ¿cuáles serían?

1) Mejorar la satisfacción y experiencia del viajero. 2) Optimizar la política de viajes. 3) Satisfacer las necesidades de protección y seguridad.

THALES EN ESPAÑA HITOS
Centro de excelencia mundial en señalización ferroviaria, espacio y seguridad para centros de producción y distribución de energía.

Nº DE EMPLEADOS: 1.200

ACTIVIDAD: 300 millones de euros

GRUPO THALES

FACTURACIÓN: 13.000 millones de euros

Nº DE EMPLEADOS: 61.000

Nº EMPLEADOS QUE VIAJAN AL AÑO A NIVEL MUNDIAL: 34.000

Nº DE VIAJES GESTIONADOS AL AÑO A NIVEL MUNDIAL: 450.000

Nº DE PERNOCTACIONES ANUALES A NIVEL MUNDIAL: 234.208

Nº PAÍSES PRESENTES: 56

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