Daniela Renzi -Global Procurement de Imperial Tobacco España

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La seguridad en un viaje es un tema que nos preocupa muchísimo.

 

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Imperial Tobacco Group es la cuarta mayor compañía tabaquera del mundo. Comercializa de las marcas de cigarrillos tan conocidos como Ducados o Fortuna. Daniela Renzi, en calidad de responsable de compras de Servicios corporativos, ha conseguido integrar la gestión MICE en la política de viaje. Su departamento, Global Procurement también gestiona los viajes corporativos y la flota de automóviles. Ha sido un proceso exitoso de dos años, en las que las funciones de organizar reuniones, incentivos, convenciones y eventos, ha pasado a ser una función más del Travel Manager sin excluir a ninguno de los otros departamentos ni a la agencia de viajes.

¿Cómo se trabaja en una empresa con más de 100 años de historia?

Las grandes empresas como la nuestra están sometidas a procesos centrales cuyos cumplimientos son muy escrupulosos. El sistema de gestión centralizado a veces puede resultar un poco más rígido, pero sin embargo, permite tener un mapa de toda la información, como por ejemplo, la producción total que desde la perspectiva de compras es vital.

En cada país tenemos un responsable de viaje cuya misión es aplicar a nivel local las directrices globales marcadas por el grupo.

Dentro de la estructura de la empresa, ¿Cómo se desarrolla tu trabajo y qué áreas delimita?

En cada país tenemos un responsable de viaje cuya misión es aplicar a nivel local las directrices globales marcadas por el grupo Imperial Tobacco. En nuestro caso, estamos aplicando la misma política de viaje con pequeños matices locales, en función de la peculiaridad del mercado. En España, como Travel Manager, coordinamos la implementación de la política en colaboración con las distintas áreas (RR.HH., contabilidad, servicios generales..) y somos los responsables de la selección de los proveedores. Una vez negociadas las condiciones procedemos a insertarla en el sistema de auto-reserva con el apoyo de nuestra agencia de viajes. Por otro lado, en calidad de responsables de Global Procurement, también nos preocupamos del análisis de los gastos en viaje y de su optimización. Trabajo que nos llevó a detectar una importante inversión en el sector MICE que, junto a la necesidad de mejorar la gestión de todos los eventos, ha dado el impulso necesario para el desarrollo de una política MICE.

El contacto con los proveedores clave es directo, aunque identificamos proveedores globales y proveedores locales.

Explícanos brevemente cómo se llevó a cabo la integración de las tareas de MICE en tu departamento.

El primer paso fue centralizar toda la información para poder analizarla desde el departamento de compras. Una vez detectadas las distintas necesidades procedentes de los departamentos (colaborando con nuestros key users) ha sido posible identificar situaciones parecidas donde se estaba “trabajando en paralelo” sin que unos supiesen de los otros. El primer paso fue aliviar cargas de trabajo poniendo a su disposición una figura de MICE Expert que pudiese asesorarles y ayudarles en todas las fases de organización de un evento. Poco a poco hemos podido diseñar un proceso que ha ido tomando reconocimiento en la organización. Los mismos key users han participado en su formación, sin sentirse apartados en ningún momento, hasta llegar a la formalización de la política propia para MICE.

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¿Crees que es el futuro de muchas empresas? ¿Qué beneficios aporta de modo inmediato y a largo plazo?

Si existe una política para “viajeros corporativos”, ¿por qué no puede existir una política para “grupos de viajeros corporativos”?. Desde mi perspectiva, un proceso para la gestión MICE es el complemento que le faltaba a la política de viaje, puesto que parte de los mismos supuestos de optimización del viaje y seguridad, pero también incluye nuevos conceptos de marketing y comunicación más propios de los eventos. Además, en una realidad donde el presupuesto en reuniones, convenciones, teambuilding etc., toma un papel importante en las
compañías, bien porque se esté incrementando o bien porque se quiera optimizar, tener un proceso centralizado ayuda a controlar y optimizar el gasto puesto que permite poder negociar tarifas especiales para grupos. Es decir, a corto plazo permite tener un ahorro, y a largo plazo, profesionaliza la función de MICE expert.

¿Qué tipo de procedimiento sigue un viaje desde que se plantea hasta que se realiza?

Desde hace poco más de un año hemos implementado un sistema de auto-reserva E-travel y un sistema de Aprobación online. Cada solicitud de viaje antes de su emisión, venga por el canal que venga (OBT o llamada al Inplant), debe pasar por un flujo de aprobaciones previamente establecido y automatizado
a través del email.

Nuestra política está reflejada también en la herramienta de auto-reserva, donde cada viajero tiene acceso exclusivamente a los proveedores homologados y a las tarifas negociadas. Podemos decir, que el sistema también nos permite medir el grado de cumplimiento de la política.

¿Qué es lo que te gusta más de tu trabajo?

Todo. Los viajes son mi gran pasión y puedo decir que me dedico a lo que realmente me gusta. Además soy muy afortunada por poder contar con una red de expertos a mi lado, desde compañeros que colaboran conmigo, hasta proveedores que se han convertido en aliados y business partners excelentes.

Ambos factores crean un ambiente de trabajo muy agradable donde siempre salimos ganado todos.

¿Cuál es la tipología del viaje más común que gestionas?

Nuestros viajes están focalizados 100% a los empleados, así como nuestros eventos, que principalmente consisten en reuniones, formaciones, convenciones, etc., todos dirigidos a un público corporativo. Dentro de las reuniones tenemos también varios formatos, desde una reunión de equipo hasta una formación, cada una con sus peculiaridades y necesidades.

¿Cómo se implementa y desarrolla la seguridad en la política de viajes?

El tema de la seguridad en un viaje es un tema que nos preocupa muchísimo. Es una de las razones por las que vigilamos que todos los viajes se emitan según el proceso establecido y a través de los canales que la compañía ha definido. El motivo principal es para poder tener al viajero siempre rastreado y poder localizarlo rápidamente mediante un sistema de Security Management. Con el soporte técnico de nuestra agencia de viajes podemos localizar todos los viajeros y proceder con las comunicaciones oportunas, desde un retraso de un vuelo, hasta alertas de seguridad que podrían afectar el viaje programado. En el sistema de alerta también incluimos avisos de utilidad, como por ejemplo, recomendaciones médicas a tener en cuenta.

Por orden, si tuvieras que escoger las cinco prioridades de vuestra política de viajes, ¿Cuáles serían?

  • Satisfacer las necesidades de protección y seguridad
  • Optimizar la política de viajes
  • Desarrollar indicadores clave de rendimiento
  • Optimizar la migración a servicio on-line
  • Hacer frente a las reuniones y eventos

Tenemos definido una categoría de países de alto riesgo donde no recomendamos viajar, y si es indispensable el viaje, debe ser aprobado por el máximo responsable de la división (CEO).

¿Negociáis directamente con proveedores clave?

La misión de Global Procurement es obtener las mejores condiciones del mercado llevando una negociación centralizada. El contacto con los proveedores clave es directo, aunque identificamos proveedores globales y proveedores locales. Los primeros son comunes a todos los países (por ejemplo la agencia de viajes) y los segundos, son propios de cada mercado. En este caso será el Travel Manager de la región/país quien llevará el 100% de la negociación, siguiendo las pautas marcadas por el grupo Imperial Tobacco.

Fotógrafo: Sergio López

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