Cristina Avanzini, Travel Manager de CODERE

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CRISTINA AVANZINI

En España todavía hay empresas que no tienen Travel Manager, esta tendencia empieza a cambiar, pero aún falta.

CODERE es una compañía multinacional española, referente en el sector del juego privado, cuyo negocio se centra en la gestión de terminales de juego, salas de juego, puntos de apuestas e hipódromos. Está presente en ocho países entre Europa y Latinoamérica. Cristina Avanzini nos habla aquí de su trabajo como Travel Manager en el Grupo.

¿Cuál es tu función en la empresa y cuántos años llevas en ella con tu cargo?
Como Travel Manager en Codere llevo unos siete años, mi puesto está dentro del departamento de Infraestructuras y Equipamiento, y además de todo lo que conlleva la gestión de viajes como Travel Manager, llevo el control de gasto y optimización de costes del material de oficina, suministro eléctrico, impresión, etc.

Dado el carácter internacional de Codere, ¿cómo se estructura la compra de viajes profesionales?
Codere está presente en los siguientes países: Argentina, Uruguay, Colombia, Brasil, Panamá, México, Italia y España. Tenemos una política de viajes que se aplica en todos. Adaptándola si es necesario, cada país gestiona sus propios desplazamientos. Aunque al tener acuerdos propios, en cada uno de los países con distintos proveedores, solicitamos colaboración, para optimizar gastos y beneficiarnos.

En España hoy por hoy, hay muchas empresas que no tienen la figura del Travel Manager, esta tendencia empieza a cambiar, pero todavía nos falta.

¿Cuáles serían los ejes que vertebran vuestra política de viajes?
En Codere, como en muchas empresas, hemos tenido que adaptar la política de viajes a las circunstancias económicas. Los ejes básicos de la política, serían:

  • Los viajes realizados deben de ajustarse al presupuesto establecido por cada departamento.
  • Para ahorrar costes deben solicitarse mínimo 15 días antes de la fecha del viaje, siempre que sea posible.
  • Los vuelos deben ser cerrados.
  • El viaje requiere aprobación previa con coste
  • La categoría de los viajes se establece, según jerarquía y duración del vuelo, en turista o Business, lo mismo que para la categoría de hotel. real.

En tu opinión, ¿qué cualidades deben destacar en un buen Travel Manager?
Quizá, en primer lugar, negociar con los proveedores de servicios y obtener mayores descuentos y tarifas preferentes. Gran parte del ahorro generado viene por las tarifas negociadas y condiciones de cancelación. Debe ser también una persona proactiva, adelantarse a los acontecimientos y resolutiva, lo cual implica tener disponibilidad, pues los problemas surgen sin avisar. Además debe ser persistente para conseguir lo que se necesite en cada momento. Con un concepto claro de buscar siempre lo mejor para la empresa sin descuidar al viajero, cumpliendo siempre con la política de viajes establecida.

Un 40% de las solicitudes de viajes se hacen a través de la herramienta de autoreserva.

Cuando entraste en la empresa, ¿ya existía la figura de Travel Manager?
No, no existía todavía la figura del Travel Manager, realmente surgió la necesidad de crear el puesto para un mayor control del gasto en viajes. Antes todo se hacía a través de la agencia, las peticiones eran a demanda del viajero y el control era a posteriori.

¿Realizáis mediciones de satisfacción postviaje? ¿Dónde aparecen el mayor número de incidencias?
Después de cada viaje hay un feedback con el viajero, que a través de su secretaria o de ellos mismos, nos hace llegar los pros y contras de cualquier tipo. Las que más aparecen es para aprobar o desaprobar la elección de algún hotel nuevo.

¿Cómo controláis los gastos típicos que se producen en los viajes de negocios?
Existe una política de gastos admitidos y cada departamento revisa sus gastos periódicamente. El director de departamento autorizará esos gastos. Auditoría interna hace revisión según su planificación, de cumplimiento de políticas.

¿Con qué agencia trabajáis para gestiones propias de viajes?
Trabajamos con Viajes El Corte Inglés. Tenemos un in-plant en las oficinas, es el contacto de la agencia, y en Codere, es el Travel Manager. Todas las solicitudes, incluso las de la herramienta de auto-reserva, pasan por la Travel Manager antes de llegar a la agencia.

¿De qué modo os apoyáis en las nuevas tecnologías para la gestión?
Un 40% de las solicitudes de viajes se hacen precisamente a través de esta herramienta de auto-reserva. Estas solicitudes se realizan por las secretarias, en nuestras oficinas centrales, y por la persona asignada en su caso en las delegaciones. Si no es posible reservar a través de la herramienta, debido a listas de espera, vuelos triangulares, falta de disponibilidad, o billetes de tren, se solicita por email a la Travel Manager.

¿Cómo gestionáis los seguros de viajes?
Todos los billetes son pagados con cargo a tarjeta de crédito, que llevan asociados los seguros en caso de accidente, retraso, cancelación o cualquier otra incidencia. En ocasiones dependiendo de las condiciones de cancelación de las tarifas, optamos por emitir un seguro de cancelación por cualquier causa, pues hay billetes de importes elevados que no permiten cancelación, ni reembolso. Y siempre puede surgir algún contratiempo.

¿Son habituales los viajes de formación para empleados? ¿Está dentro de tus responsabilidades encargarte de todo lo relacionado con MICE?
Todos los años se ofrece formación en mayor o menor media. Dentro de mis responsabilidades en cuanto a MICE, sería la gestión de transporte y alojamiento. Acudimos a varias ferias internacionales anualmente, tanto como visitantes como expositores.

¿Qué papel tiene el gestor de viajes en una economía en recuperación como la actual?
Importante, ya que incide en la contención de gastos de la compañía.

Aprovechando tu experiencia como Travel Manager, ¿cómo crees que está la formación de los gestores de viajes en España? ¿Cuáles son las mejores vías formativas?
Mi caso tal vez es atípico, no tenía nada que ver con el mundo de los viajes. Cuando surgió la necesidad de crear el puesto, no había formación específica. Hice un curso de Amadeus, un curso de negociación, para tener conocimientos básicos, y el resto lo he desarrollado con el sentido común que utilizamos en nuestro día a día.
En España hoy por hoy, hay muchas empresas que no tiene esta figura, esta tendencia empieza a cambiar, pero todavía nos falta. Hoy en día existe formación especifica para desarrollar el puesto, el Business Travel Diploma de IBTA y Curso de Viajes de Negocio de la UNED y FBT.

¿Cuáles son tus prioridades en la gestión de viajes? Puntúa del 1(peor) al 5 (mejor).
Mejorar la satisfacción del empleado 5
Optimizar la migración a servicio on-line 4
Ahorrar en los transportes aéreos y terrestres 5
Optimizar la frecuentación de los hoteles 5
Mejorar la experiencia del viajero 5
Optimizar la política de viajes 5
Desarrollar indicadores clave de rendimiento 4
Satisfacer las necesidades de protección y seguridad 5
Consolidar los programas de viajes 5
Hacer frente a las reuniones y eventos 3
Tener en cuenta aspectos de RSC y su impacto 3
Conseguir que los programas sean más ecológicos 3

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