“Best in Class” en la Gestión de Gastos

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Gran cantidad de datos pueden significar grandes riesgos o grandes oportunidades. Existe toda una gama de nuevas soluciones que garanticen a las organizaciones salir bien libradas en términos de seguridad en procesos de pago, en mejorar el reporte de datos de viaje y en una gestión de gastos más poderosa.

La gestión de los gastos de viaje es multifacética. Desde la perspectiva del viajero, cuanto más fácil mejor, sobre todo cuando se trata de llenar los reportes de gastos. Las empresas que cuentan con tarjetas corporativas tienen a los viajeros más felices cuando no tienen que gastar su propio dinero y obtener un reembolso después de realizar sus gastos. Por el lado de la empresa, tiene visibilidad al gasto total y elimina sorpresas presupuestarias. El incremento del cumplimiento en el manejo del gasto, impulsará a reducir el total del mismo, que es a menudo en un rango del 6 al 8% del total del presupuesto para la mayoría de las empresas. La oportunidad de mejora se incrementa enormemente cuando la necesidad de la empresa, por visibilidad y control, pueda coincidir con el apoyo al viajero y la facilidad de uso.

El control del gasto permite un ahorro del 6 al 8% del total del presupuesto para la mayoría de las empresas.

El objetivo es traducir datos en conocimiento de todo el proceso de viaje, proporcionando resultados en tiempo real en un formato fácil de usar. Se pueden construir fácilmente puntos de referencia, de rendimiento, previsiones, recomendaciones y compartir fácilmente, junto con otras nuevas características.

La herramienta también puede ser personalizada a las necesidades específicas de la organización, incluyendo campos para nuevos informes tales como perfiles de viajeros y documentos no utilizados, así como reportes mensuales a nivel global. Con una mejor visibilidad, los Travel Managers pueden dirigir más fácilmente sus programas y mantenerlos en curso día a día.

Existen herramientas en el mercado totalmente integradas con una plataforma para reservas en línea, predicción de gastos y reportes. Al vincular estos procesos, la solución permitirá a los viajeros llenar sus reportes de gastos con los datos de la reserva antes del viaje para reducir errores y ahorrar tiempo. También se destacarán los reportes incompletos o fuera de política. Otra característica incluye una interfaz inteligente que permita la aparición de gastos en la vista del calendario conforme se vayan realizando.

Se incluye además una línea de aprobación donde el supervisor directo podrá visualizar los gastos realizados y llevar el control de su presupuesto. Por lo que el hacer un procedimiento más fácil para el viajero alienta al cumplimiento y reduce la carga.

El sistema de reserva de viajes hace que cumplirlo sea mucho más fácil para el viajero, mediante la identificación de los proveedores de las compañías “preferidas” en la búsqueda de opciones de viaje, lo que refuerza las decisiones de aprovisionamiento hechos con los proveedores de viajes.

Cuando la necesidad de la empresa es la visibilidad y el control, la oportunidad de mejora es mucho mayor cuando coinciden tanto el apoyo al viajero y la facilidad de uso.

Quizás el KPI de viajero más indicativo, además del tiempo para obtener un reembolso, es el tiempo que tarda en completar el reporte de gastos.

Las empresas “Best in Class” han incorporado las herramientas que permiten al viajero participar y apoyar los procesos de viaje. Esto mejora la visibilidad, el cumplimiento y la reducción de costos en el procesamiento de viajes como tal.

La gestión de los gastos de viaje cuanto más fácil mejor

Existen muchas piezas que componen el desafío de la gestión de gastos. Con el fin de proporcionar un camino a seguir para resolver ese desafío, a continuación encontrarán los pasos a seguir para un desempelo “Best in Class”:

• Involucrar a múltiples aliados interesados en el desarrollo de las políticas de viajes y entretenimiento.
• Crear un proceso documentado para la presentación de informes de gastos.
• Desarrollar un proceso de excepciones definidas para la comunicación de la política de gastos.
• Implementar una solución para tarjeta corporativa de todos los viajeros.
• Implementar un sistema de reservas de viajes corporativos / proveedores de los principales artículos de viaje.
• Desarrollar una estrategia de compras para todas los viajes, incluyendo hoteles, aerolíneas y alquiler de autos con el fin de aprovechar volumen y asegurar descuentos.
• Mejorar la fuente de captura de recibos en papel a través de la tecnología móvil habilitando la captura remota.
• Integrar la fuente de captura de la tarjeta corporativa con la solución de gestión de gastos.
• Integrar el sistema de viaje y reserva con la solución de gestión de gastos.
• Desarrollar la capacidad para crear / introducir los gastos a través de la aplicación móvil (smartphone o tablet).

Gloria-Muñoz-Zaizar

Gloria Muñoz Zaizar
Especialista en viajes de negocios

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