Antonio J. Romano Macías, procurement manager DHL

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Antonio J. Romano Macías

DHL ofrece soluciones para casi un número infinito de necesidades logísticas y está presente en más de 220 países y regiones alrededor del planeta, hecho que la convierte en una de las mayores compañías del mundo en cuanto a envergadura internacional. Hoy hablamos con Antonio Romano su Procurement Manager en la Península, un gaditano, ingeniero industrial, antiguo waterpolista y apasionado por las relaciones interpersonales.

La tecnología nos ayudará cada vez más a facilitar los viajes de nuestros empleados.

En DHL tenéis una plantilla total de 285.000 trabajadores, ¿cuántos dependen de ti para viajar?
Dentro del Grupo Deutsche Post DHL pertenezco a la división denominada Global Business Services. GBS es una división interna que provee servicios al resto de divisiones operativas del grupo a nivel mundial. En mi caso formo parte del Departamento Corporativo de Procurement y dependo jerárquicamente de la región EMEA.

Las políticas corporativas de viajes y acuerdos marcos, son adaptados localmente en los países con idea de maximizar los beneficios de las mismas, garantizando el máximo nivel de calidad para los usuarios internos. Mi gestión se centra en el personal directo de DHL en España y Portugal. ¿Cuál es la mejor parte de tu trabajo? Pertenecer al Departamento de Procurement en una empresa como DHL, y en concreto la gestión como Travel Manager, me da la oportunidad de relacionarme con gran cantidad de personas. El contacto con los usuarios internos y solventar con ellos dificultades diarias o estratégicas, es lo mejor y a su vez lo más complicado dentro de mis funciones.

¿Cómo llegaste a trabajar para DHL?
Soy Ingeniero Industrial y comencé en el mundo del tabaco como responsable de una planta productiva en Cádiz. A través de mi trabajo en producción, surgió la posibilidad de dedicarme a la compra de servicios y maquinaria trasladándome a Madrid. Una vez en Madrid y ya dedicado en exclusiva a las compras corporativas, se dio la oportunidad en el año 2008 de pasar a formar parte de DHL dentro del Departamento de Procurement. Por lo tanto llevo casi siete años en la compañía.

Estáis presentes en 220 países, ¿la implementación de las políticas de viajes se fija desde la oficina central o depende de cada país?
Dentro de GBS, una de nuestras funciones es la estandarización de proveedores y procesos para todas las unidades operativas del grupo. Adicionalmente, en determinadas categorías como en el caso de los viajes, existe una política corporativa del Grupo DP DHL. Estas políticas son flexibles y permiten adaptarlas a las necesidades operativas reales en cada uno de los países. Nuestra política, permite de manera consensuada y cumpliendo unos requisitos mínimos, realizar excepciones por motivos concretos y justificados en alguna unidad de negocio.

Hasta ahora, estos eventos han sido negociados individualmente, o bien directamente con hoteles o bien a través de agencias. Sin embargo, tenemos el objetivo de estandarizar estas actuaciones al igual que hacemos con los viajes en los próximos dos años.

¿Cómo se implementa y desarrolla la seguridad en la política de viajes?
El seguimiento y ayuda ante cualquier incidencia en los viajes de nuestros empleados es uno de los aspectos importantes dentro de la negociación que llevamos a cabo a la hora de homologar una agencia de viajes en el Grupo DP DHL. El tiempo de respuesta, el acceso a un soporte telefónico continuo por parte del empleado, la resolución de incidencias, los informes semanales y mensuales, avisos sobre posibles incidencias ante huelgas a los empleados… Son un aspecto muy valorado en la fase de adjudicación.

Adicionalmente a esto, tenemos implementado un canal de comunicación diaria con la agencia de viajes en caso de alguna incidencia relevante, que permanece abierto hasta la resolución definitiva de la misma.

¿Tienes responsabilidad sobre los viajes de incentivos y las convenciones de la empresa?
Las reuniones fuera de las instalaciones de la empresa, incentivos, congresos y exposiciones son igualmente objeto de gestión y negociación por parte del Departamento de Procurement.

Aunque el volumen en estas subcategorías ha disminuido en los últimos años, estamos trabajando en un calendario de eventos que el Grupo DP DHL en Iberia realizará durante el año 2015. El objetivo es homologar una agencia para la gestión de los mismos, ya sea de manera individual, por paquetes o adjudicación del volumen anual completo. Hasta ahora, estos eventos han sido negociados individualmente, o bien directamente con hoteles o bien a través de agencias. Sin embargo, tenemos el objetivo de estandarizar estas actuaciones al igual que hacemos con los viajes en los próximos dos años.

Prioridades 2015 de la política de viajes de DHL. 1(nada) al 10 (máxima).

  • Mejorar la satisfacción del empleado 9
  • Optimizar la migración a servicio on-line 7
  • Ahorrar en los transportes aéreos y terrestres 9
  • Optimizar la frecuentación de los hoteles 5
  • Mejorar la experiencia del viajero 3
  • Optimizar la política de viajes 8
  • Desarrollar indicadores clave de rendimiento 6
  • Satisfacer las necesidades de protección y seguridad 4
  • Consolidar los programas de viajes 7
  • Hacer frente a las reuniones y eventos 10
  • Tener en cuenta aspectos de RSC y su impacto 10
  • Conseguir que los programas sean más ecológicos 9

¿Realizas algún tipo de medición de los viajes y/o de las agencias con las que trabajas?
Por supuesto, recibimos informes mensuales por unidad de negocio que son analizados detenidamente. Mantenemos reuniones al menos trimestralmente con la agencia homologada en cada situación.

Estos informes nos permiten medir resultados tanto cualitativos, como cuantitativos de las negociaciones llevadas a cabo inicialmente y adaptarnos a los cambios que puedan ir surgiendo durante la vigencia de la relación contractual.

¿Dispones de herramientas y sistemas específicos para mejorar la gestión de los viajes de empresa?
En el Departamento de Procurement contamos con diversas herramientas que dan soporte y facilitan la negociación, gestión y análisis posterior de datos.

Estas herramientas son fundamentales para nosotros, pues nos permiten agilizar los procesos y adaptar la relación con las agencias a las necesidades reales en cada momento.

La tecnología no es solo muy importante para nosotros en lo comentado anteriormente, sino que cada vez más, nos ayudan a facilitar los viajes de nuestros empleados. Es en esta segunda parte, donde queremos enfocarnos los dos próximos años.

¿Hasta qué punto es importante la RSC en vuestra estrategia corporativa?
Fundamental. Todos nuestros proveedores conocen desde el principio dos documentos importantes para DHL que son imprescindibles dejar cerrados ante cualquier negociación. El Código de Conducta de Proveedores de DP DHL y las Condiciones Generales de Compras deben ser aceptadas en cualquier negociación.

¿Negocias directamente con proveedores clave?
Al igual que otras categorías, desde Procurement gestionamos acuerdos marcos de colaboración con distintas cadenas hoteleras o de alquiler de vehículos.

Sobre la elección de hotel, dentro de nuestra política de viajes, incluimos la necesidad de contactar con determinadas cadenas y/o hoteles, próximos a nuestras principales instalaciones, con los que anualmente revisamos tarifas y niveles de servicio.

¿Qué esperas de una agencia de viajes y/o eventos?
En Grupo DP DHL en España y Portugal, no contamos con una persona dedicada exclusivamente a los viajes y/o eventos. Somos flexibles y tenemos distintas funciones dentro de la compañía. Es muy importante para nosotros que cualquier proveedor, entienda el rol de cada uno de nosotros en una empresa multinacional. Personalmente, reúno las necesidades, negocio con proveedores, homologo o estandarizo procesos, adjudico y firmo contratos. Posteriormente, existe al menos una persona en cada unidad de negocio, que gestiona en el día a día la relación con el proveedor y la resolución de incidencias.

Una agencia debe en primer lugar escuchar y entender lo que el cliente necesita, siendo capaz de adaptarse a las necesidades en cada momento. Igualmente, una respuesta rápida ante cualquier tipo de incidencia, es fundamental cuando nuestro personal está fuera de las instalaciones.

Independientemente a esto, por supuestos, se espera un valor añadido mediante la propuesta de ahorros y de cualquier cambio que mejore la gestión de los viajes o eventos contratados.

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